Best Practices und Tipps für die Sicherheit von Microsoft Teams

Fernarbeit und COVID-19 haben die Nutzung von Microsoft Teams in den letzten 12 Monaten beschleunigt. Als Kollaborations- und Sharing-Plattform war MS Teams für viele Remote-Arbeitsteams eine Rettung. Allerdings weist MS Teams, ähnlich wie andere Kollaborations- und Freigabeplattformen, eine Reihe von Sicherheitslücken auf, die Sicherheits- und IT-Teams verstehen und beheben müssen.

In diesem Blog gehen wir darauf ein, was MS Teams ist, welche Vorteile und Risiken es bietet, wie Sie es nutzen können und (am wichtigsten) wie Sie es sicher nutzen.

Was ist Microsoft Teams?

In der Vergangenheit herrschte große Verwirrung darüber, was MS Teams genau ist und wie es verwendet werden kann. Einige glauben, dass es sich lediglich um ein Chat-Tool handelt, andere glauben lediglich, dass es sich um eine weiterentwickelte Version von Skype for Business handelt. Microsoft Teams ist weitaus leistungsfähiger.

Microsoft Teams ist im Wesentlichen ein Konkurrent von Slack. Teams kombiniert dauerhaften Chat am Arbeitsplatz, Videobesprechungen, Dateispeicherung und -zusammenarbeit sowie Anwendungsintegration. Es verfügt über eine ganze Reihe von Funktionen und Integrationen, die es Remote-Teams (oder sogar Teams vor Ort) ermöglichen, eng zusammenzuarbeiten und einfacher zusammenzuarbeiten.

MS Teams ist für die meisten Lizenzen von Office 365 verfügbar und wird daher sowohl im Geschäfts- als auch im Firmenumfeld häufig eingesetzt.

MS Teams ist kein Datenspeicher. Teams ist das Frontend, das sich über der kritischen Office 365-Infrastruktur und den Datenspeichern befindet und Benutzern hilft, einfach zu kommunizieren, auf Daten zuzugreifen und diese zu teilen. Wenn ein neues Team erstellt wird, wird in Azure AD eine neue Sicherheitsgruppe mit den Teammitgliedern erstellt. In Exchange Online wird ein neues verstecktes Postfach erstellt, in SharePoint Online wird eine neue Website erstellt und Dateien, die über private Chats geteilt werden, werden auf OneDrive hochgeladen.

All dies geschieht hinter den Kulissen, ohne dass der Benutzer es weiß.

So verwenden und installieren Sie Microsoft Teams

Für die Verwendung von MS Teams müssen Sie sich mit der Fachsprache vertraut machen. Social-Media-Nutzer werden mit einigen Begriffen vertraut sein, darunter Emojis, Sticker und Gifs. Bevor wir jedoch ins Detail gehen, müssen wir genau verstehen, wie Teams funktioniert.

Wenn Sie in MS Teams ein Team erstellen, erstellen Sie automatisch auch eine SharePoint-Site, OneNote und eine Office 365-Gruppe im Backend. Teams fungiert als Frontend für diese Backend-Prozesse.

Wenn Sie die Teams-Oberfläche öffnen, sollten Sie sich mit der App-Leiste auf der linken Seite vertraut machen.

Hier finden Sie Ihre Benachrichtigungen, Chats, Teams, denen Sie angehören, und die Dateien, auf die Sie Zugriff haben. Besprechungen aus Ihrem Outlook-Kalender werden auch mit Teams synchronisiert, damit Sie den Überblick über Ihren Zeitplan behalten.

Wenn das Teams-Symbol ausgewählt ist, können wir sehen, in welchen Teams ein bestimmter Benutzer Mitglied ist. Innerhalb eines Teams kann es mehrere Kanäle geben. Kanäle sind spezielle Bereiche innerhalb von Teams, in denen Sie Chats und Dateien organisieren können. Benutzer können neue Kanäle erstellen oder Kanäle ausblenden, die sie nicht sehen möchten.

Innerhalb des Kanals stehen mehrere Registerkarten zur Auswahl, darunter Konversationen, Dateien, Notizen und mehr. „Dateien“ ist das Verzeichnis für die SharePoint-Site, in dem Sie auf Dateien zugreifen oder selbst Dateien hinzufügen können. Es stehen Integrationen zur Verfügung, sodass Sie Registerkarten aus Ihren anderen Ressourcen, beispielsweise einem CRM, hinzufügen können.

Für die Installation von MS Teams benötigen Sie eine Office 365-Lizenz. Wer über eine Enterprise-Lizenz verfügt, kann über den Gastzugang externe Benutzer zu seinen Teams-Kanälen einladen. Teams kann auf jedem Gerät installiert werden. Daher wird empfohlen, Teams auf allen Geräten zu installieren, die Sie für den Zugriff auf Unternehmensdateien verwenden.

Wenn Sie ein Enterprise Teams-Kunde sind und es im gesamten Unternehmen einführen müssen, verfügt Microsoft über Richtlinien, die Sie befolgen können, um dies erfolgreich durchzuführen.

So legen Sie Berechtigungen in Microsoft Teams fest

Der wichtigste Teil der Bereitstellung besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf Ihre Ressourcen haben. Die meisten Sicherheitsbedrohungen im Zusammenhang mit MS Teams bestehen aufgrund von Fehlkonfigurationen oder erhöhten Berechtigungen. Wenn Sie Teambesitzer sind, haben Sie die Möglichkeit, Berechtigungen innerhalb Ihres Teams festzulegen. Hier ist wie:

Gehen Sie zu „Weitere Optionen“ - „Team verwalten“
Auf der Registerkarte „Einstellungen“ können Sie die Mitglieder- und Gastberechtigungen sowie eine Vielzahl weiterer Berechtigungseinstellungen festlegen. Sie sollten die Berechtigungen so weit wie möglich einschränken, um einen möglichen Missbrauch von Berechtigungen zu vermeiden.

Die Vorteile der Verwendung von Microsoft Teams

Microsoft Teams ist unglaublich einfach einzurichten und zu verwenden und für Office 365-Benutzer kostenlos. Die Möglichkeiten zur übergreifenden Zusammenarbeit und Freigabe machen es zu einer praktikablen Option für Teams, die remote arbeiten, um den Überblick über ihre Arbeit zu behalten und über gemeinsame Projekte und andere Teammitglieder auf dem Laufenden zu bleiben. Benutzer können Dateien miteinander teilen, Aufgaben planen, Arbeit besprechen und vieles mehr.

Ist Microsoft Teams sicher?

Allerdings ist sie, wie jede Sharing-Plattform, nicht ohne Sicherheitsrisiken. MS Teams können durch eine Integration die Sicherheit und Konfiguration von Azure AD nutzen, diese Sicherheit ist jedoch sehr komplex und wird von Angreifern oft leicht ausgenutzt. Sehr oft kann die Komplexität der Sicherheits- und Konfigurationseinstellungen die Zusammenarbeit behindern, wodurch im Wesentlichen alle Vorteile der Verwendung von Teams von vornherein zunichte gemacht werden.

Meistens können die Risiken von MS-Teams durch konsequente und proaktive Überwachung überwunden werden, um sicherzustellen, dass sich Benutzer nicht schlecht benehmen und Berechtigungen nicht außer Kontrolle geraten.

Microsoft Teams wurde in Übereinstimmung mit dem Trustworthy Computing Security Development Lifecycle (SDL) entwickelt, einer Schlüsselkomponente der Trustworthy Computing Initiative von Microsoft.

Der SDL unterstützt Microsoft bei der Entwicklung von Produkten unter Berücksichtigung von Sicherheit und Datenschutz. Beispielsweise trägt die Verwendung des SDL dazu bei, sicherzustellen, dass Code auf bekannte Sicherheitsrisiken untersucht wird, bevor er in der Produktion verwendet werden kann.

Im Folgenden finden Sie einige weitere Möglichkeiten, mit denen Microsoft Teams zum Schutz Ihrer Daten beiträgt.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE)

Bei privaten Anrufen verwendet Teams eine End-to-End-Verschlüsselung für Sprach-, Video- und Bildschirmfreigabedaten, und nur der Empfänger kann die Daten entschlüsseln. Allerdings müssen beide Parteien die Verschlüsselung aktivieren, damit sie funktioniert. In diesem Szenario kann nicht einmal Microsoft selbst die Daten abfangen und lesen.

Azure Active Directory (Azure AD)

Azure AD bietet einen sicheren Verzeichnisdienst, mit dem Administratoren Identitäten verwalten können, einschließlich Berechtigungen für Benutzer, Gruppen und Rollen. Es bietet Single Sign-On, Multi-Faktor-Authentifizierung und Richtlinien für bedingten Zugriff.

Transport Layer Security (TLS)

TLS und andere branchenübliche Technologien werden von Microsoft Teams verwendet, um Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung zu sichern. Dazu gehören Nachrichten, Dokumente, Besprechungen und andere Informationen. Um eine Verbindung zwischen zwei Benutzern zu authentifizieren, verwendet TLS von der Zertifizierungsstelle ausgestellte Zertifikate. Dies trägt dazu bei, Eindringversuche wie Man-in-the-Middle-Angriffe zu verhindern, die es Bedrohungsakteuren ermöglichen, Verbindungen abzufangen und sensible Daten während der Übertragung zu stehlen.

Compliance-Standards

Microsoft stellt die Einhaltung der folgenden Standards sicher; DSGVO, HIPAA, ISO 27001, ISO 27018, SSAE16 SOC 1 und SOC 2 und EU-Musterklauseln (EUMC).

Kommunikationsüberwachung

Administratoren haben die Möglichkeit, Gespräche in Microsoft Teams zu überwachen. Sie können Keyword-Benachrichtigungen einrichten, sodass sie immer informiert werden, wenn ein bestimmtes Wort verwendet wird. Diese Funktion kann Administratoren dabei helfen, Sicherheitsprobleme schneller zu lösen. Über Keyword-Benachrichtigungen hinaus muss die Kommunikationsüberwachung jedoch manuell und mit Zustimmung der Benutzer durchgeführt werden.

Aktivitätsberichte

Mit dem Teams-Aktivitätsbericht können Administratoren Aktivitäten überwachen, die sich sowohl auf das gesamte Unternehmen als auch auf bestimmte Benutzer beziehen. Globale Administratoren, produktspezifische Administratoren (Exchange und SharePoint) und Benutzer mit der Rolle „Berichtsleser“ können alle auf den Bericht zugreifen. Die Berichte enthalten Informationen wie die Gesamtzahl der Besprechungen, die ein Benutzer organisiert und besucht hat, die Zeit, die Benutzer mit der Teams-Chat-Funktion verbringen, und die Arten der durchgeführten Aktivitäten.

Beaufsichtigte Chats

Mit einer Funktion namens „Überwachter Chat“ kann verhindert werden, dass Benutzer private Chats starten, es sei denn, bestimmte Mitglieder sind dabei. Es soll von Bildungseinrichtungen genutzt werden, um Schüler daran zu hindern, private Chats zu starten, ohne dass ein Lehrer anwesend ist.

Microsoft Defender

Microsoft Defender wird von Teams verwendet, um Ihre Organisation vor der versehentlichen Weitergabe schädlicher Dateien zu schützen. Defender bietet eine Funktion für „sichere Links“, die Benutzern bei der Entscheidung hilft, welchen Links sie vertrauen können und welche potenziell bösartig sind. Ebenso kann die Funktion „Sichere Anhänge“ im Teams-Administratorportal nach potenziell schädlichen Anhängen suchen und diese blockieren.

Vertraulichkeitsbezeichnungen und eDiscovery

Mithilfe von Vertraulichkeitsbezeichnungen können Administratoren den Zugriff auf vertrauliche Inhalte steuern, die in Teams erstellt wurden. Vertraulichkeitsbezeichnungen und die entsprechenden Richtlinien können im Microsoft Purview-Compliance-Portal konfiguriert werden. Die eDiscovery-Funktion hilft auch dabei, potenzielle Datenschutz- und Sicherheitsprobleme in Ihren Teams-Inhalten zu erkennen.

Best Practices für Microsoft Teams

Einige allgemeine Best Practices sind wie folgt:

Erstellen Sie Teams, die Ihre Organisationsstruktur repräsentieren, z. B. Marketing, Vertrieb, Finanzen usw.
Erstellen Sie innerhalb jedes Teams Kanäle für verschiedene Projekte, um die Konversation zu lenken und alles fokussiert zu halten.
Sie sollten Benutzern erlauben, Teams zu erstellen, solange Sie sie überwachen.
Integrieren Sie es in Ihr CRM und andere von Ihnen verwendete Technologien.
Nutzen Sie Chatbots für Erinnerungen an tägliche Aktivitäten und anstehende Aufgaben.

Genauer gesagt finden Sie hier einige Best Practices für die Sicherheit, die Sie befolgen können, um das Bedrohungsrisiko zu reduzieren:

Nutzen Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung, um die Anmeldung sicherer zu machen.
Implementieren Sie eine Richtlinie mit den geringsten Privilegien oder Zero Trust, um den Zugriff einzuschränken.
Stellen Sie sicher, dass Sie sensible Daten, die in Teams geteilt werden, erkennen und klassifizieren können.
Überwachen Sie, wenn Dateien außerhalb der Organisation geteilt werden.
Stellen Sie sicher, dass Dateien nicht auf nicht verwaltete Geräte heruntergeladen werden.

Sicherheitstipps für Microsoft Teams

Glücklicherweise decken die globalen Sicherheitseinstellungen in Office 365 die meisten Funktionen von Teams ab. Schließlich erfolgt die Dateifreigabe in Teams über SharePoint und die E-Mail-Kommunikation über Exchange Online. OneDrive wird zur Speicherung verwendet und die Authentifizierung und Autorisierung erfolgt über Azure AD. Doch selbst wenn Sie die relevanten Office 365-Sicherheitseinstellungen ordnungsgemäß konfiguriert haben, gibt es noch viel zu tun, um sicherzustellen, dass Ihre Teams-Implementierung sicher ist.

1. Anwendungen verwalten

Wie bereits erwähnt, ist es möglich, die Funktionalität von Teams durch die Installation zusätzlicher Anwendungen zu erweitern. Einige dieser Apps werden von Microsoft bereitgestellt, andere von Drittanbietern, und Unternehmen können sogar ihre eigenen maßgeschneiderten Anwendungen erstellen. Das größte Sicherheitsrisiko stellen naturgemäß Drittanwendungen dar. Glücklicherweise haben Administratoren die Möglichkeit, über die Seite Apps verwalten im Teams Admin Center zu steuern, welche Apps installiert werden können. Sie können auch die Berechtigungen anpassen, um zu bestimmen, welche Apps von welchen Benutzern verwendet werden können.

2. Erstellen Sie Sicherheitsgruppen

Standardmäßig kann jeder Benutzer mit einem Exchange Online-Postfach ein Team erstellen und Teambesitzer werden. Es wäre eine gute Idee, Beschränkungen dafür festzulegen, wer neue Teams erstellen kann und wer nicht. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, eine Office 365-Gruppe zu erstellen, die über Berechtigungen zum Erstellen neuer Gruppen und damit neuer Teams verfügt. Diesen Gruppen können alle Benutzer zugeordnet werden, die berechtigt sind, neue Teams zu erstellen. Innerhalb dieser Gruppen können Sie festlegen, ob Benutzer mit Personen außerhalb der Organisation kommunizieren können und welche Benutzer auf Dateien und Besprechungsinhalte zugreifen und diese teilen können. Es wäre auch ratsam, sicherzustellen, dass alle Benutzer wissen, wie man private Kanäle erstellt, und die Anzahl der Benutzer in diesen Kanälen zu begrenzen, damit sie sicherer kommunizieren und vertrauliche Daten weitergeben können.

3. Beschränken Sie den Gastzugriff

Im Teams Admin Center können Sie die Gastzugriffseinstellungen konfigurieren, um die Zugriffsebene einzuschränken, die Gastbenutzern gewährt wird. Es ist wahrscheinlich eine gute Idee, den Gastzugang entweder standardmäßig deaktiviert zu lassen oder ihn zu aktivieren, aber sicherzustellen, dass ihnen die geringsten Berechtigungen gewährt werden, die sie benötigen. Da der Gastzugang in der Regel Kunden gewährt wird, möchten Sie deren Zugriff möglicherweise auf Funktionen wie Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe beschränken.

4. Aktivieren/konfigurieren Sie zusätzliche O365-Sicherheitsfunktionen

Office 365 bietet eine Reihe zusätzlicher Sicherheitsfunktionen, die zur Sicherung Ihrer Teams-Bereitstellungen beitragen können, darunter:

Advanced Threat Protection (ATP):ATP ist eine fortschrittliche E-Mail-Filterlösung, die dazu beiträgt, Ihr Postfach vor Malware zu schützen. ATP Safe Links können potenziell schädliche URLs in E-Mails erkennen, und ATP Safe Attachments können potenziell schädliche Anhänge erkennen.

Data Loss Prevention (DLP): Die O365 DLP-Funktion kann dabei helfen, sensible Daten wie Sozialversicherungs- oder Kreditkartennummern zu identifizieren, um eine unbefugte Weitergabe dieser Daten zu verhindern. Als Teil der integrierten Datenklassifizierungsfunktion von O365 können Sie die automatische Kennzeichnung aktivieren, um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten automatisch klassifiziert werden, sobald sie gefunden werden. Beachten Sie auch, dass Sie eine Datenerkennungs- und -klassifizierungslösung eines Drittanbieters verwenden können. Dies kann eine bevorzugte Option sein, wenn Sie eine Prüflösung eines Drittanbieters verwenden.

Automatisierte Sicherungen: Office 365 bietet automatische Sicherungen Ihrer Daten auf OneDrive oder einem Speicherort Ihrer Wahl.

5. Überwachen Sie die Benutzeraktivität

Wie bei anderen Office 365-Produkten können Sie alle Benutzeraktivitäten innerhalb von Teams überwachen, einschließlich Benutzeranmeldungen, Berechtigungsänderungen, Änderungen der Teammitgliedschaft, Installation von Apps und jegliche Dateifreigabe, die über öffentliche und private Kanäle erfolgt. Auch hier ist es durchaus möglich, eine Auditing-Lösung eines Drittanbieters zu verwenden, die eine Reihe zusätzlicher Funktionen bietet, die mit den nativen O365-Auditing-Tools möglicherweise nicht verfügbar sind.

6. Implementieren Sie Datenverwaltungsrichtlinien

Um die Kontrolle über die Daten Ihrer Organisation in Teams zu behalten, ist die Implementierung von Datenverwaltungsrichtlinien von entscheidender Bedeutung. Definieren Sie klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung, -löschung und -archivierung, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen und sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Erwägen Sie die Implementierung der folgenden Datenverwaltungsrichtlinien:

Legen Sie Richtlinien für die Dateifreigabe fest und legen Sie fest, welche Dateien extern und intern geteilt werden können.
Aktivieren Sie die Versionskontrolle, um Dokumentrevisionen effektiv zu verfolgen und zu verwalten.
Informieren Sie Benutzer über die Bedeutung sicherer Dateifreigabepraktiken und erinnern Sie sie regelmäßig daran, die Berechtigungen bei Bedarf zu überprüfen und zu aktualisieren.

7. Datenzugriffskontrolle für Teams

Die Kontrolle des Datenzugriffs ist von entscheidender Bedeutung, um die unbefugte Offenlegung oder Änderung vertraulicher Informationen innerhalb von Teams zu verhindern. Die Implementierung geeigneter Zugriffskontrollen trägt dazu bei, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Daten einsehen oder ändern können.

Hier sind einige Best Practices für die Datenzugriffskontrolle in Teams:

Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Benutzerrollen und Berechtigungen, um sie an das Prinzip der geringsten Rechte anzupassen.
Nutzen Sie Azure Active Directory-Gruppen, um die Zugriffsverwaltung zu optimieren und die Zuweisung von Berechtigungen zu vereinfachen.
Nutzen Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention), um zusätzliche Sicherheitskontrollen durchzusetzen und Datenlecks zu verhindern.
Überwachen und protokollieren Sie Benutzeraktivitäten, um verdächtige oder unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen und zu untersuchen.

Nutzen Sie die Lobby für Besprechungen mit externen Benutzern

Um die Sicherheit von Besprechungen mit externen Benutzern zu erhöhen, bietet Microsoft Teams eine Lobby-Funktion. Durch die Aktivierung der Lobby können Besprechungsorganisatoren steuern, wer an einer Besprechung teilnehmen kann, und bieten die Möglichkeit, Teilnehmer zu überprüfen, bevor ihnen Zugang gewährt wird.

So nutzen Sie die Lobby-Funktion effektiv:

Konfigurieren Sie Ihre Meeting-Einstellungen so, dass externe Teilnehmer automatisch in der Lobby platziert werden.
Weisen Sie einen bestimmten Besprechungsorganisator zu, der Teilnehmer verwalten und zur Besprechung zulassen kann.
Informieren Sie Organisatoren von Besprechungen darüber, wie wichtig es ist, die Identität externer Teilnehmer zu überprüfen, bevor ihnen Zugang gewährt wird.
Kommunizieren Sie regelmäßig mit den Organisatoren von Meetings über potenzielle Sicherheitsrisiken und stellen Sie Richtlinien für den Umgang mit verdächtigen oder nicht autorisierten Teilnehmern bereit.

Wie Lepide die Sicherheit von Microsoft Teams gewährleistet

Wie bereits erwähnt, sind die meisten Sicherheitsbedenken bei MS Teams auf überstürzte Bereitstellungen zurückzuführen, die zu falsch konfigurierten Berechtigungen führen. Um MS Teams sicher nutzen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen Überblick darüber haben, wann Benutzer zu Teams hinzugefügt oder daraus entfernt werden, um das Prinzip der geringsten Rechte einzuhalten. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Sie wissen, wann vertrauliche Daten öffentlich oder privat weitergegeben werden.

Die Sicherheitseinstellungen von Office 365 sind im besten Fall verwirrend und im schlimmsten Fall störend. Für Unternehmen reicht die native Sicherheit einfach nicht aus. Mit der Lepide Data Security Platform erhalten Sie mehr Transparenz darüber, wie Ihre Benutzer mit Teams interagieren, einschließlich des Starts von Sitzungen, der Erstellung von Teams, der Erstellung von Kanälen und mehr. Sie können auch Echtzeitwarnungen erhalten und automatische Reaktionen implementieren, wenn vertrauliche Daten in Teams geteilt werden, um zur Aufrechterhaltung einer Zero-Trust-Richtlinie beizutragen.

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