Microsoft 365-Gastbenutzer und externer Zugriff
Unternehmen müssen zunehmend mit Personen außerhalb ihrer internen Teams zusammenarbeiten und kommunizieren. Dies können unabhängige Auftragnehmer, Remote-Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, Berater usw. sein. Die Pandemie beschleunigte die Zusammenarbeit und Automatisierungstrends am modernen Arbeitsplatz.
Eine der besten Plattformen zur Erleichterung der Kommunikation und Zusammenarbeit ist Microsoft 365 und seine Anwendungsfamilie. Für das interne Team ist es einfach, mit Personen außerhalb der Organisation in Kontakt zu treten und mit Gastbenutzern und externen Zugriffsfunktionen an Projekten zu arbeiten.
Durch das Erstellen von Gastbenutzern oder das Gewähren von externem Zugriff kann jemand von außerhalb der Organisation an Besprechungen teilnehmen, Dateien anzeigen und teilen, auf Gruppennotizbücher zugreifen usw.
Aber wie bei vielen Technologien stellen Microsoft 365-Gastbenutzer und externe Zugriffe ein Sicherheitsrisiko dar, dessen sich CISOs bewusst sein sollten.
In diesem umfassenden Leitfaden führen wir Sie durch den Prozess der Einrichtung von Gastbenutzern und externem Zugriff in Microsoft 365 und zeigen Ihnen, wie Sie einige der Sicherheitsrisiken, die dabei entstehen können, mindern können.
Microsoft 365-Gastbenutzer
Der Hauptgrund, jemanden als Gastbenutzer einzurichten, besteht darin, ihm Zugriff auf Dateien zu gewähren, die Sie für die Zusammenarbeit im 365 Loud halten. Gastbenutzer können auch an Teams-Besprechungen teilnehmen und werden in Azure Active Directory, SharePoint Online und Microsoft Teams unterstützt.
Das Recht, Gastbenutzer hinzuzufügen, ist den Gruppeneigentümern vorbehalten. Mit einer E-Mail-Adresse, die der Gastbenutzer angibt, kann er Zugriff auf die Dateien, Notizbücher, Konversationen und Kalendereinladungen der Gruppe gewähren, indem er sie zur Mitgliederliste eines Kanals hinzufügt.
Jeder mit einer E-Mail-Adresse kann einen Gastzugang erhalten. (Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine Studenten-, Privat- oder Geschäfts-E-Mail handelt.)
Sie müssen sicherstellen, dass der Gastzugriff zunächst auf Mandanten- oder Organisationsdomänenebene aktiviert wird, um ihre E-Mail-Adresse hinzuzufügen.
Eine andere Möglichkeit, einen Gastbenutzer zu einer Microsoft 365-Gruppe hinzuzufügen, ist die Nominierung durch ein aktuelles Gruppenmitglied. Anschließend genehmigt der Gruppeneigentümer die Anfrage oder lehnt sie ab.
Sobald der Gast Zugang erhält, erhält er eine Willkommens-E-Mail und tritt der Gruppe bei. Wenn sie die Gruppe zu irgendeinem Zeitpunkt verlassen müssen, gibt es in der Fußzeile aller Gruppen-E-Mails einen Link, der ihnen das Verlassen ermöglicht.
Die Interaktion zwischen dem Gastbenutzer und der Gruppe erfolgt per E-Mail, da sie keinen Zugriff auf die Gruppenseite haben. Sie können Kalendereinladungen, Links zu Dateien sowie alle Anhänge und Konversationen per E-Mail erhalten. Sie binden die Gruppe ein, indem sie auf die E-Mail antworten.
Privilegien und Einschränkungen für Gastbenutzer
Gastbenutzer sind auf das beschränkt, worauf ihnen der Gruppeneigentümer Zugriff gewährt hat. Im Allgemeinen können sie jedoch Dateien anzeigen und bearbeiten, Kalenderlinks empfangen, an Besprechungen teilnehmen und auf Notebook zugreifen. Sie können Konversationen starten und beantworten sowie Konversationen löschen.
Andererseits können 365-Gastbenutzer keine Gruppenmitglieder hinzufügen oder entfernen oder Besprechungen verwalten.
Externer Zugriff auf Microsoft 365
Der externe Zugriff unterscheidet sich stark vom Gastzugriff, da er Berechtigungen für eine gesamte Domäne erteilt. Es ermöglicht Microsoft Team-Benutzern aus anderen Domänen, mit Benutzern in Ihrer Domäne zusammenzuarbeiten.
Es ist definiert als „eine Möglichkeit für Teams-Benutzer aus einer gesamten externen Domäne, Sie in Teams zu finden, anzurufen, zu chatten und Besprechungen mit Ihnen zu vereinbaren.“ Es ist ein wichtiges Tool, wenn Organisationen mit anderen Organisationen zusammenarbeiten möchten.
Beim Gastbenutzerzugriff geht es eher darum, einer Einzelperson Zugriff zu gewähren, während der externe Zugriff einem anderen Team Zugriff gewährt. Bei Bedarf können Sie aber auch beide Möglichkeiten nutzen.
Externer Zugriff sollte nicht mit externer Freigabe verwechselt werden. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit von Websitebesitzern, Inhalte für Personen außerhalb der Organisation verfügbar zu machen, indem sie Zugriffslinks auf Dateien und Ordner freigeben.
Externen Zugriff einrichten
Der externe Zugriff ist einfach einzurichten. Es stehen drei Einstellungen zur Auswahl:
Offene Föderation
Dies ist die Standardeinstellung in Teams. Es ermöglicht Benutzern, Personen aus anderen Domänen außerhalb der Organisation zu finden, anzurufen, zu chatten und Besprechungen mit ihnen zu vereinbaren.
Bestimmte Domänen zulassen
Diese Option gilt, wenn eine Organisation nur mit einer oder zwei anderen Organisationen zusammenarbeitet. Dann erhalten nur diese spezifischen Domänen externen Zugriff. (Diese Option ist aus Sicherheitsgründen großartig)
Blockieren Sie bestimmte Domänen
Diese Funktion schränkt vorgeschriebene Domänen von der externen Zugriffsfunktion ein.
Best Practices für Gastbenutzer und externe Zugriffssicherheit
IT-Administratoren, die in der Regel Gruppeneigentümer in Microsoft 365 sind, sollten die Gastzugriffsfunktion und deren Bereitstellung innerhalb der Organisation stets im Auge behalten. Dadurch soll sichergestellt werden, dass vertrauliche und geschützte Informationen nur von autorisierten Personen verarbeitet werden.
Zunächst müssen Gruppeneigentümer entscheiden, ob die Gastbenutzerfunktion für ihre Organisation aktiviert oder deaktiviert werden soll. (es ist standardmäßig aktiviert)
>Zweitens: Wenn diese Option aktiviert ist und Gastbenutzer zur Zusammenarbeit eingeladen werden, sollten Sie den Gastbenutzern den Zugriff auf bestimmte Gruppen beschränken. Sie können Gäste auch von einer bestimmten Domäne aus sperren.
Eine weitere bewährte Vorgehensweise besteht darin, vertrauliche Dateien auf einer Website aufzubewahren, deren externe Freigabe deaktiviert ist.
Für den externen Zugriff ist die Option „Bestimmte Domänen zulassen“ eine leistungsstarke Funktion, mit der Sie steuern können, welche Domänen für die Zusammenarbeit mit Ihrer Organisation zugelassen werden sollen.
Schlussgedanken
Obwohl wir uns alle darin einig sind, dass Microsoft 365-Gastbenutzer und externer Zugriff großartige Funktionen für die Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz sind, besteht die unbestreitbare Tatsache, dass sie einige Sicherheits- und Geschäftsrisiken mit sich bringen. Am kritischsten ist das Risiko, dass vertrauliche Informationen in unbefugte Hände gelangen.
CISOs müssen proaktiv bei der Entwicklung und Implementierung von Dateifreigabe- und Kollaborationsrichtlinien vorgehen, die den Schutz sensibler Dateien und Daten gewährleisten. Eine regelmäßige Überprüfung aller Gastkonten und gewährten Zugriffsebenen sollte durchgeführt werden, um etwaige Lücken zu erkennen.
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