Best Practices für die Sicherheit von Microsoft Office 365
Microsoft 365, früher bekannt als Office 365, ist eine beliebte cloudbasierte Plattform für die Zusammenarbeit, die es Unternehmen ermöglicht, Informationen und Anwendungen mit Personen außerhalb ihres Netzwerks zu teilen.
Unternehmen haben die Möglichkeit, ganze Ordner einschließlich aller Unterordner freizugeben. Die offene Freigabe von Microsoft Office 365, insbesondere von Produkten wie Teams, erhöht zwangsläufig die Möglichkeit der unbefugten Offenlegung sensibler Daten.
Erschwerend kommt hinzu, dass die von Microsoft Office 365 bereitgestellten Standardzugriffskontrollen nicht detailliert genug sind, um Ihre Konten und Daten angemessen zu schützen, da Benutzer häufig über mehr Berechtigungen verfügen, als sie tatsächlich benötigen.
Dies ist besonders problematisch, wenn es um globale Administratorkonten geht, da Office 365 allen Administratoren globalen Zugriff gewährt und es nicht einfach ist, den Zugriff für bestimmte Zwecke einzuschränken, beispielsweise das Zurücksetzen des Kennworts eines Benutzers. Sollte sich ein Angreifer Zugriff auf ein globales Administratorkonto verschaffen, könnte er Ihrem Netzwerk ernsthaften Schaden zufügen.
Ein weiterer bemerkenswerter Sicherheitsmangel von Office 365 betrifft die Art und Weise, wie Überwachungsprotokolle aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Erstens ist die Überwachung standardmäßig nicht aktiviert und Protokolle werden erst aufbewahrt, nachdem die Überwachung aktiviert wurde. Zweitens werden Prüfprotokolle maximal ein Jahr lang aufbewahrt, was nicht ausreicht, um Vorschriften wie HIPAA einzuhalten, das vorschreibt, dass betroffene Unternehmen Protokolle mindestens sechs Jahre lang aufbewahren müssen.
Best Practices und Empfehlungen für die Sicherheit von Office 365
Die gute Nachricht ist jedoch, dass Unternehmen viele Dinge tun können, um den Sicherheitsstatus von Microsoft Office 365 zu verbessern. Nachfolgend finden Sie einige Empfehlungen und Tipps zur Microsoft Office 365-Sicherheit:
1. Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung
Die Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365 erfordert zwei oder mehr zusätzliche Überprüfungsmethoden und ist eine sehr effektive Möglichkeit, Benutzerkonten und die Ressourcen, auf die sie zugreifen können, zu schützen. Sie können entweder die Microsoft Authenticator-App verwenden (empfohlen) oder einen Anruf oder eine Textnachricht an Ihre registrierte Nummer erhalten. Wie immer müssen Sie sicherstellen, dass der Zugriff auf sensible Daten gemäß dem Prinzip der geringsten Privilegien (PoLP) eingeschränkt wird. Wenn Sie mehr Kontrolle darüber benötigen, wer Zugriff auf welche Ressourcen hat, können Sie dies durch die Einrichtung von Richtlinien für bedingten Zugriff erreichen.
2. Implementieren Sie den bedingten Azure-Zugriff
Richtlinien für bedingten Zugriff sind im Wesentlichen Wenn-Dann-Anweisungen. Mit anderen Worten: Wenn ein Benutzer Zugriff auf eine bestimmte Ressource möchte, muss er zunächst eine notwendige Aktion ausführen. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Gehaltsabrechnungsmanager möchte auf die Gehaltsabrechnungs-App zugreifen - diese Person muss eine Multifaktor-Authentifizierung durchführen, bevor sie Zugriff erhält. Der Einsatz von Azure Conditional Access-Richtlinien ist eine zuverlässige Möglichkeit, bei Bedarf die richtigen Zugriffskontrollen durchzusetzen und so die Sicherheit zu erhöhen. Darüber hinaus passt diese Funktion gut zu den Grundprinzipien einer Zero-Trust-Architektur, zu denen die explizite Verifizierung, das Prinzip der geringsten Rechte (PoLP) und die Annahme gehören, dass es zu einem Verstoß kommt.
3. Überprüfen Sie Ihre Office 365-Umgebung
Im Microsoft 365 Compliance Center können Sie das einheitliche Überwachungsprotokoll auf verdächtige Benutzeraktivitäten, einschließlich Postfachaktivitäten, überwachen. Wie bereits erwähnt, sind die Überwachungsprotokolle in Office 365 standardmäßig nicht aktiviert und werden nur für maximal ein Jahr aufbewahrt. Wenn Sie Vorschriften einhalten müssen, die eine längere Aufbewahrungsfrist erfordern, müssen Sie ein Office 365-Überwachungstool eines Drittanbieters verwenden. Eine Drittanbieterlösung aggregiert Ereignisdaten aus mehreren Quellen, einschließlich lokaler und Cloud-Umgebungen. Sie nutzen Techniken des maschinellen Lernens, um anormales Benutzerverhalten zu erkennen und Echtzeitwarnungen bereitzustellen, wenn auf vertrauliche Daten zugegriffen, diese verschoben, geändert, geteilt oder entfernt werden. Die meisten anspruchsvollen Lösungen bieten neben zahlreichen anderen wertvollen Funktionen auch ein sofort einsatzbereites Datenklassifizierungstool.
4. Aktivieren Sie die Postfachüberwachung
Durch die Aktivierung der Office 365-Postfachüberwachung für alle Benutzer können Sie Ihre Office 365-Sicherheitsbewertung verbessern. Diese Funktion ist standardmäßig nicht aktiviert, kann aber mit PowerShell über einen einfachen Vorgang aktiviert werden. Mit der Postfachprüfung können Sie die Aktivitäten Ihres eigenen Postfachs sowie der Postfächer Ihrer Mitarbeiter (sofern diese informiert wurden) überwachen. Mit dieser Funktion können Sie die Office 365 Unified Audit-Protokolle nach Postfachaktionen und den entsprechenden Benutzeridentitäten durchsuchen. Sie können auch Benachrichtigungen und Warnungen für Ereignisse wie den Zugriff auf das Postfach eines Nicht-Eigentümers und das dauerhafte Löschen von E-Mails einrichten.
5. Konfigurieren Sie Warnrichtlinien
Das Einrichten von Warnrichtlinien kann die Überwachung von Administrator- und Benutzeraktivitäten erleichtern und so vor Datenverlust und Malware-Bedrohungen schützen. Sie sollten mindestens Warnungen konfigurieren, um fehlgeschlagene Anmeldeversuche, wiederholte Dateiverschlüsselung, Weiterleitung oder Umleitung von E-Mails durch Benutzer und andere verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Es wird dringend empfohlen, Ereignisdaten zur Korrelation und Langzeitspeicherung an ein SIEM oder eine Echtzeit-Auditing-Lösung zu senden.
6. Klassifizieren Sie Ihre sensiblen Daten in Office 365
Um Ihre sensiblen Daten angemessen zu schützen, müssen Sie genau wissen, über welche Daten Sie verfügen und wo diese sich befinden. Mit der Datenklassifizierungsfunktion von Office 365 im Admin Center können Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Inhalte anwenden.
Die Etiketten geben an, wie sensibel der Inhalt ist und wie er behandelt werden soll, einschließlich obligatorischer Wasserzeichen oder Verschlüsselung. Hochsensible Inhalte werden überall verfolgt, und mit aktiviertem Endpoint Protection können Sie verhindern, dass sie Ihr Unternehmen verlassen.
Es sollte auch beachtet werden, dass es eine Reihe von Datenklassifizierungssoftware von Drittanbietern gibt, die erweiterte Funktionen bieten. Beispielsweise scannt eine Drittanbieterlösung alle relevanten Repositories, ob vor Ort oder „in der Cloud“, und klassifiziert die relevanten Daten, sobald sie gefunden werden.
Es kann auch Daten zum Zeitpunkt der Erstellung/Änderung klassifizieren. Es stellt vordefinierte Klassifizierungsschemata bereit, die an die für Ihre Branche relevanten Datenschutzgesetze angepasst sind. Es deckt ein breites Spektrum an Dateitypen ab und einige fortschrittliche Lösungen können sogar vertrauliche Daten in Bildern und anderen Multimedia-Formen finden.
7. Setzen Sie Anti-Phishing-Schutzmaßnahmen ein
Alle Microsoft 365-Geschäftspläne sind standardmäßig mit Exchange Online Protection (EOP) ausgestattet, das einen gewissen Schutz gegen Office 365-Phishing-Versuche bietet. Eingehende und ausgehende Nachrichten werden von EOP überprüft, das Verbindungsfilterung, Anti-Malware-Schutz, richtlinienbasierte Filterung und Inhaltsfilterung umfasst. Die Verbindungsfilterung untersucht die IP-Adressen der Absender und vergleicht sie mit einer Liste schädlicher IP-Adressen, um ihre Glaubwürdigkeit sicherzustellen. Die Anti-Malware-Funktion blockiert Anhänge basierend auf ihren Erweiterungen, z. B. ausführbare Dateien, und markiert Nachrichten, die von externen Quellen stammen. Inhaltsfilter helfen dabei, Spam-, Phishing- und Spoofing-Signaturen zu identifizieren und deren Vertrauenswert zu bewerten. Basierend auf der Bewertung werden die Nachrichten entweder abgelehnt, unter Quarantäne gestellt oder zugestellt.
8. Benutzerkonten und Berechtigungen verwalten
Um eine effektive Berechtigungskontrolle zu gewährleisten, ist es wichtig, das Prinzip der geringsten Rechte zu befolgen, das bedeutet, Benutzern nur Zugriff auf die Daten zu gewähren, die für ihre Aufgaben unbedingt erforderlich sind. Darüber hinaus können Administratoren innerhalb von Office 365 die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) nutzen und Azure Active Directory (AD) für die Benutzerverwaltung, Rollenzuweisungen und Anwendungsberechtigungen integrieren. Da Microsoft 365-Administratorkonten über größere Berechtigungen und Zugriff auf sensible Daten verfügen, sind sie ein Hauptziel für Cyber-Angreifer, und ein Verstoß gegen ein Administratorkonto könnte das gesamte Office 365-System gefährden. Daher wird empfohlen, dass Administratoren ihre Konten nur bei Bedarf verwenden und für regelmäßige Aktivitäten ein separates Konto haben, um Risiken zu minimieren.
9. Nutzen Sie die im Office Security and Compliance Center verfügbaren Sicherheitsfunktionen
Das Security and Compliance Center in Office 365 verfügt über zahlreiche Tools, die Ihnen helfen, Ihre sensiblen Daten zu schützen. Es empfiehlt sich immer, sich etwas Zeit zu nehmen, um sich mit diesen Tools vertraut zu machen, darunter:
Bedrohungsmanagement: Diese Funktion hilft, Ihren Posteingang vor Spam zu schützen und unbefugte Postfachnutzung zu erkennen. Alle böswilligen E-Mails, die an oder von Ihrem Konto gesendet werden, werden blockiert und der Benutzer erhält eine Benachrichtigung. Die Advanced Threat Protection (ATP)-Funktion bietet zwei Unterfunktionen: ATP-sichere Anhänge und ATP-sichere Links - beide dienen dazu, potenziell schädliche E-Mails zu erkennen und zu blockieren. Darüber hinaus handelt es sich bei Microsoft Defender, offiziell bekannt als Cloud App Security, um eine Funktion, die laut der Microsoft-Website als „Gatekeeper fungiert, um den Zugriff in Echtzeit zwischen Ihren Unternehmensbenutzern und den von ihnen genutzten Cloud-Ressourcen zu vermitteln, unabhängig davon, wo sich Ihre Benutzer befinden.“ des Geräts, das sie verwenden“.
Verwaltung mobiler Geräte: Diese Lösung verhindert, dass Benutzer auf Ihre Office 365-Umgebung zugreifen, es sei denn, sie haben die MDM-Lösung auf ihrem Gerät installiert. Mit der MDM-Lösung können Sie sicherstellen, dass Geräte, die auf Ihre Umgebung zugreifen, vertrauliche Daten verschlüsseln und Geräte mit Jailbreak daran hindern, auf das Netzwerk zuzugreifen. Es kann sogar einige oder alle Daten auf einem Gerät löschen, wenn es verloren geht oder gestohlen wird.
Verhinderung von Datenverlust: Mit der DLP-Funktion von Office 365 können Sie verhindern, dass Benutzer vertrauliche Daten außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben. Sie funktioniert in SharePoint, OneDrive und Exchange Online. Sie können entweder die Standardregeln verwenden oder Ihre eigenen einrichten. Basierend auf diesen Regeln wird ein Benutzer, der versucht, sensible Daten außerhalb der Organisation weiterzugeben, entweder blockiert oder der Benutzer muss seine Aktionen überprüfen. Sie können auch Berichte anzeigen, die Sie darüber informieren, wie Daten in Ihrer Organisation gemeinsam genutzt werden.
Information Governance: Benutzer können Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen einrichten, um Daten in ihrer gesamten Office 365-Umgebung aufzubewahren. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Daten von Drittanbietern zu archivieren, PST-Dateien in Exchange Online-Postfächer zu importieren sowie Postfachinhalte aufzubewahren, nachdem Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben.
Suche und Untersuchung: Mit dieser Funktion können Sie Inhalte in Ihrer Office 365-Umgebung schnell finden. Dazu gehören die Inhalte in Dokumenten, Postfächern und Überwachungsprotokollen. Außerdem finden Sie eine eDiscovery-Funktion, die für rechtliche Zwecke gedacht ist und daher nur für Administratoren relevant ist.
Office 365 Secure Score: Die Secure Score-Funktion von Office 365 ist eine Metrik, die Sie über den aktuellen Stand der Sicherheitslage Ihres Unternehmens informieren soll. Sie erhalten Punkte für die Aktivierung/Konfiguration der empfohlenen Sicherheitsfunktionen und die Durchführung sicherheitsrelevanter Aufgaben.
>Compliance Manager: Wie zu erwarten ist, soll dieser Abschnitt Unternehmen bei der Einhaltung der relevanten Datenschutzbestimmungen unterstützen und bietet Berichte/Bewertungen, einen risikobasierten Compliance-Score sowie Empfehlungen, die Ihnen dabei helfen Verbessern Sie Ihre Punktzahl.