Was sind Office 365-Vertraulichkeitsbezeichnungen?

Eine Office 365-Vertraulichkeitsbezeichnung ist im Wesentlichen eine Art Tag, der auf Inhalte angewendet wird, die vertrauliche Daten enthalten, seien es Textdokumente, Tabellenkalkulationen oder E-Mails.

Durch die Kennzeichnung vertraulicher Inhalte können Sicherheitsteams viel einfacher verfolgen, wo sich ihre Daten befinden und wie auf sie zugegriffen und sie weitergegeben werden. Dies wiederum erleichtert den Schutz der Daten.

Vertraulichkeitsbezeichnungen können auch verwendet werden, um Benutzer zu warnen, wenn das Dokument, mit dem sie arbeiten, vertrauliche Daten enthält, was sie möglicherweise dazu anregen kann, vorsichtiger damit umzugehen. Auf ein Dokument, das vertrauliche Daten enthält, kann auch eine Aufbewahrungskennzeichnung angewendet werden, die bestimmt, wie lange auf das Dokument zugegriffen werden kann.

Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office 365 weisen bestimmte Attribute auf. Sie sind beispielsweise anpassbar, was bedeutet, dass Sie Ihre eigenen Kategorien erstellen können, die Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen. Die Labels werden im Klartext in den Metadaten des Dokuments gespeichert, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen und Dienste das Label lesen und entsprechende Schutzmaßnahmen ergreifen können.

Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office 365 sind außerdem dauerhaft, was bedeutet, dass sie nicht von einem nicht autorisierten Benutzer manipuliert werden können. Administratoren haben außerdem die Möglichkeit zu bestimmen, wie der Inhalt markiert wird, ob dies das Anbringen einer Kopf- und Fußzeile und/oder eines Wasserzeichens beinhaltet, sowie die Schriftart, Schriftgröße und Farbe der Markierung zu konfigurieren.

Die Vorteile der Verwendung von Office 365-Vertraulichkeitsbezeichnungen

Durch das Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office 365 können Sie:

• Erzwingen Sie Verschlüsselung oder Wasserzeichen für bestimmte Dokumente.
• Schützen Sie sensible Inhalte auf mehreren Plattformen und Geräten.
• Ermöglichen Sie mithilfe des Microsoft Information Protection SDK, dass Anwendungen von Drittanbietern die Beschriftungen lesen.
• Verwenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen, um Nutzungsberichte und Geschäftsanalysen zu unterstützen.

Wer kann Vertraulichkeitsetiketten erstellen und verwalten?

Um Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erstellen und zu verwalten, müssen Sie ein globaler Administrator sein. Anderen Mitgliedern, beispielsweise Compliance-Beauftragten, kann jedoch Nicht-Administratorzugriff auf das Microsoft 365 Compliance Center, das Microsoft 365 Security Center und das Security & Compliance Center gewährt werden, wo sie die Bezeichnungen überprüfen können.

Globale Administratoren haben außerdem die Möglichkeit, Gruppen einzurichten und jeder Gruppe einen Administrator für Vertraulichkeitsbezeichnungen zuzuweisen, der berechtigt ist, Vertraulichkeitsbezeichnungen für alle Inhalte zu erstellen und zu verwalten, die in ihre Gruppe fallen. Wenn Sie schreibgeschützten Zugriff auf Etiketten gewähren möchten, können Sie den Vertraulichkeitsetikettenleser verwenden, bei dem es sich um eine dedizierte Rolle in Office 365 handelt.

Aktivieren und Konfigurieren von Vertraulichkeitsbezeichnungen

Um mit Vertraulichkeitsbezeichnungen zu beginnen, besteht der erste Schritt darin, einheitliche Vertraulichkeitsbezeichnungen entweder im Microsoft 365 Compliance Center, im Microsoft 365 Security Center oder im Security & Compliance Center zu aktivieren.

Nachdem Sie die erforderlichen Bezeichnungen und Rollen eingerichtet haben, müssen Sie die entsprechenden Berechtigungen und Administratoren zuweisen. Sie müssen auch Ihre Datenschutz- und externen Benutzerzugriffseinstellungen konfigurieren. Dazu gehört die Entscheidung, ob Sie Personen von außerhalb Ihrer Organisation den Zugriff auf geschützte Inhalte erlauben möchten und, wenn ja, auf welche spezifischen Inhalte sie zugreifen dürfen. Ebenso müssen Sie Richtlinien für externe Freigabe- und Gerätezugriffseinstellungen konfigurieren.

Verschlüsselung und Aufbewahrung

Wie bereits erwähnt, gibt uns die Verwendung von Vertraulichkeitskennzeichnungen mehr Kontrolle darüber, wer Dokumente mit sensiblen Daten lesen kann bzw. wer nicht. Dies wird in der Regel durch den Einsatz von Verschlüsselung erreicht. Wenn Sie besonders sicher sein möchten, können Sie sensible Daten mit der Double Key Encryption (DKE) verschlüsseln, die, wie Sie vielleicht schon vermutet haben, zwei Schlüssel zusammen erfordert, um auf den geschützten Inhalt zuzugreifen. Wie ebenfalls erwähnt, haben Administratoren die Möglichkeit, ein Ablaufdatum für den Inhalt festzulegen, wodurch dieser nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unlesbar/unzugänglich wird.

Automatische Beschriftung

Die automatische Kennzeichnung ist eine sehr nützliche Funktion, da sie sensible Daten bereits beim Erstellen und Ändern identifizieren und kennzeichnen kann. Die automatische Kennzeichnung ist besonders nützlich, wenn sie auf E-Mails angewendet wird, die vertrauliche Daten enthalten, da es unrealistisch wäre, von Benutzern zu erwarten, dass sie bei jedem Senden einer E-Mail genau die entsprechenden Kennzeichnungen anwenden. Dies wiederum trägt dazu bei, Datenverlust zu verhindern. Natürlich ist auch die automatische Etikettierung fehleranfällig, sodass menschliches Eingreifen erforderlich ist, um sicherzustellen, dass sie korrekt angewendet wird.

Alternativen zu Office 365-Vertraulichkeitsbezeichnungen

Office 365-Vertraulichkeitsbezeichnungen sind für die Anforderungen der meisten Unternehmen geeignet. Es ist jedoch zu beachten, dass es viele Lösungen von Drittanbietern gibt, die Funktionen/Vorteile bieten, die in Office 365 nicht verfügbar sind. Beispielsweise kann eine Lösung von Drittanbietern eine größere Bandbreite an Datentypen erkennen und klassifizieren eine größere Auswahl an Dokumenten.

Einige Lösungen können sogar sensible Daten in Bildern identifizieren.

Sie können Daten ermitteln und klassifizieren, die unter die für Ihre Branche relevanten Datenschutzgesetze fallen, wie z. B. HIPAA, SOX, PCI, DSGVO, CCPA und mehr. Auf Knopfdruck können Sie detaillierte und anpassbare Berichte erstellen, die an die zuständigen Behörden gesendet werden können, um Ihre Compliance-Bemühungen nachzuweisen.

Eine hochentwickelte Datenklassifizierungslösung sendet Echtzeitwarnungen an Ihren Posteingang oder Ihre mobile App, wenn auf klassifizierte Daten zugegriffen, diese verschoben, geändert oder entfernt werden. Sie verwenden in der Regel Modelle des maschinellen Lernens, um typische Nutzungsmuster im Zusammenhang mit klassifizierten Daten zu lernen und sogar eine Reaktion zu automatisieren, wenn auf klassifizierte Daten zugegriffen oder diese auf eine Weise verwendet werden, die von diesen Mustern abweicht.

Office 365-Vertraulichkeitsetiketten sind ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen Einblick in den Zugriff und die Freigabe Ihrer vertraulichen Dokumente verschafft. Sie tragen auch dazu bei, dass Benutzer bei der Weitergabe sensibler Dokumente vorsichtiger sind. Abschließend ist es erwähnenswert, dass Office 365 jetzt mit Azure Purview Sensitivity Labels ausgestattet ist (derzeit im Vorschaumodus), mit denen Sie Labels auf schematisierte Daten wie Spalten in Azure SQL DB, Cosmos DB und mehr anwenden können.

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