Was ist Litigation Hold in Office 365 und wie richten Sie es ein?

Wenn Ihre Organisation vor rechtlichen Schritten steht, müssen Sie möglicherweise bestimmte elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) bereitstellen. Dies kann die Aufbewahrung des Inhalts des E-Mail-Posteingangs eines Mitarbeiters oder die Vorlage von Dokumenten im Zusammenhang mit dem Fall umfassen.

Was ist Litigation Hold in Office 365?

Die Funktion „Litigation Hold“ in Office 365 ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Postfachinhalt, einschließlich Original-, gelöschter und geänderter Versionen von Elementen, für eDiscovery in rechtlichen Angelegenheiten aufzubewahren und zu schützen. Diese Funktion unterbricht die Aufbewahrungsrichtlinie oder das automatische Löschen und verhindert so, dass Mitarbeiter Daten wie Outlook-E-Mails, Teams-Konversationen und OneDrive-Dateien löschen. Für das Postfach ist eine Lizenz für Exchange Online Plan 2 oder eine separate Lizenz für die Archivierung von Exchange Online erforderlich, um eine Prozesssperre zu erhalten.

Während eines Litigation Hold kann ein Administrator das Core eDiscovery-Tool verwenden, um nach gespeicherten ESI zu suchen, während der Benutzer weiterhin neue E-Mails senden und empfangen kann und das Archivpostfach des Benutzers (sofern aktiviert) ebenfalls in die Warteschleife gestellt wird. Die Dauer eines Litigation Hold kann konfiguriert werden und ist keine Alternative zu regulären Backup-Prozessen. In-Place-Holds wurden entfernt und das Litigation Hold ist der einzige Hold, der ab Herbst 2018 in Exchange Online unterstützt wird.

Office 365-Litigation Hold-Herausforderungen

Organisationen, die umfangreiche rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Informationen erfüllen müssen, stehen bei der Verwendung von Office 365 Litigation Hold häufig vor Herausforderungen. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die große Mengen sensibler Daten verarbeiten. Die Einschränkungen des Litigation Hold können sich in solchen Fällen als unzureichend erweisen, da die Kompatibilität mit grundlegenden Praktiken der Datenverwaltung eingeschränkt ist. Darüber hinaus benötigen Mitarbeiter, die keine IT-Kenntnisse haben, möglicherweise die Unterstützung eines IT-Spezialisten bei der Implementierung von Sperren. Darüber hinaus müssen Postfächer, die Sperren unterliegen, über eine Befehlszeilenschnittstelle oder das Exchange Administration Center verwaltet werden, was spezielle IT-Kenntnisse erfordert.

Litigation Holds können nur Informationen behalten, die gelöscht wurden, nachdem der Hold aktiviert wurde. Wenn ein Endbenutzer Informationen löscht, ohne dass ein Litigation Hold vorliegt, können diese nicht wiederhergestellt werden. Administratoren können unmittelbar nach der Einstellung eines Mitarbeiters Litigation Holds für Postfächer einrichten und diese für einen bestimmten, von der Organisation als angemessen erachteten Zeitraum aufrechterhalten. Office365 bietet die Möglichkeit, Litigation Holds für maximal 365 Tage zu verhängen.

Warum sollten Unternehmen O365 Legal Hold implementieren?

Angesichts der Tatsache, dass der Großteil der Geschäftsaktivitäten und Kommunikation online stattfindet, ist es für Unternehmen unerlässlich, die Einhaltung relevanter Branchenvorschriften sicherzustellen. Office 365 Litigation Hold erleichtert dies, indem es Organisationen ermöglicht, Kopien elektronisch gespeicherter Informationen aufzubewahren, selbst wenn der Benutzer diese Informationen absichtlich gelöscht hat. Diese Funktionalität ist für den Schutz sensibler Informationen und den Schutz von Unternehmen im Falle eines Rechtsstreits von entscheidender Bedeutung. Daher müssen Unternehmen Office 365 Legal Hold als wichtige Compliance-Maßnahme betrachten.

Was sind die Schritte zum Einrichten des Litigation Hold in Office 365?

So aktivieren Sie das Litigation Hold:

1. Greifen Sie auf das Microsoft 365 Admin Center zu und wählen Sie Benutzer aus
2. Gehen Sie zu Aktive Benutzer
3. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie das Litigation Hold festlegen möchten
4. Wählen Sie im Eigenschaftenmenü die Registerkarte Mail aus
5. Wählen Sie unter Weitere Aktionen die Option Litigation Hold verwalten aus
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechtsstreitigkeiten aktivieren und geben Sie weitere Informationen ein
7. Speichern Sie die Änderungen, um die Sperre einzuleiten

Office 365 eDiscovery

Office 365 bietet drei eDiscovery-Tools: Inhaltssuche, Core eDiscovery und Advanced eDiscovery. Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen können diese Tools verwenden, um elektronisch gespeicherte Informationen in Exchange Online-Postfächern, Office 365-Gruppen, Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive for Business-Websites und Skype for Business-Gesprächen zu suchen und zu exportieren.

Im Security & Compliance Center gibt es verschiedene Rollen, um die Aktionen festzulegen, die ein Benutzer ausführen darf. Die Inhaltssuche ermöglicht eine umfassendere Suche in mehreren Inhaltsquellen, während Core eDiscovery-Orte bestimmte Inhaltsspeicherorte festlegen. Mit Office 365 Advanced eDiscovery haben Rechtsteams die Möglichkeit, eDiscovery-Verwalter und den Benachrichtigungsprozess für gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu überwachen und eine gründliche Prüfung der Fallinformationen durchzuführen.

Für den Zugriff auf diese Funktion ist entweder ein Office 365 E3-Abonnement mit dem Advanced Compliance-Add-on oder ein E5-Abonnement erforderlich.