Best Practices für die Sicherheit von Google Workspace

Google Workspace (früher bekannt als G Suite) ist eine cloudbasierte Speicher- und Kollaborationsplattform, die allen Benutzern ein Gmail-Konto und eine Reihe von Apps bietet, darunter: Kalender, Dokumente, Tabellen, Folien, Drive, Meet und Formulare.

Was ist der Vorteil von Google Workspace?

Natürlich kann jeder kostenlos ein Gmail-Konto einrichten und auf verschiedene Google-Anwendungen wie Docs, Slides und Sheets zugreifen. Was bringt es also, für Google Workspace zu bezahlen? Nun, weil zahlenden Kunden mehr Ressourcen, Funktionen und Flexibilität in ihrer Umgebung geboten werden.

Ab dem 6. Oktober 2020 können Google Workspace-Nutzer zunächst über ein einziges Control Panel auf alle Anwendungen zugreifen. Mit Google Workspace können Unternehmen außerdem benutzerdefinierte E-Mail-Adressen einrichten. Anstatt beispielsweise bob123@gmail.com zu verwenden, was nicht sehr professionell aussieht, könnten sie beispielsweise etwas wie bob@firmenname.com wählen.

Die vielleicht bemerkenswerteste Funktion von Google Workspace ist die Möglichkeit für Teams, in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Mehrere Benutzer können nicht nur dasselbe Dokument öffnen, sondern auch Kommentare und Änderungsvorschläge hinzufügen, die für alle Benutzer sofort sichtbar sind.

Content-Produzenten haben außerdem die vollständige Kontrolle darüber, wer ihre Dokumente sehen kann. Um Zugriff auf ein Dokument zu gewähren, können sie entweder die E-Mail-Adresse der Person eingeben, mit der sie das Dokument teilen möchten, oder ihnen einfach einen Link senden. Zahlende Kunden erhalten außerdem mehr Speicherplatz in Google Drive.

Welche Nachteile gibt es bei der Verwendung von Google Workspace?

Die am häufigsten zitierte Kritik an Google Workspace ist eigentlich eher eine allgemeine Kritik an cloudbasierten Kollaborationsplattformen. Beispielsweise nutzen Kunden und Geschäftspartner möglicherweise bereits Office 365 und sind möglicherweise nicht bereit, ihre Gewohnheiten zu ändern. In einigen Fällen tritt das gleiche Problem sogar innerhalb einer einzelnen Organisation auf, wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Tools für die Zusammenarbeit verwenden.

Sicherheitstipps und Best Practices für Google Workspace

Google Workspace-Administratoren werden mit einer Fülle von Sicherheitseinstellungen konfrontiert, die sie erlernen müssen, um ihre Umgebung effektiv zu schützen. Sie können beispielsweise eine Liste aller Benutzerkonten und Geräte überprüfen und diese Konten und Geräte entsprechend deaktivieren oder entfernen. Sie können auch Google Workspace-Apps, zusätzliche Google-Dienste, Marketplace-Apps und alle Apps überprüfen und verwalten, die über SAML (Security Assertion Markup Language) eine Verbindung zu Google Workspace herstellen. Administratoren haben außerdem die Möglichkeit, Datensätze zum E-Mail-Austausch von Google Workspace zu validieren.

Durch die Konfiguration des Sender Policy Framework (SPF), Domain Keys Identified Mail (DKIM) und Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) können sie E-Mails blockieren, die von außerhalb ihrer Organisation gesendet werden. Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Schritte, die Administratoren unternehmen können, um die Sicherheit ihres Google Workspace zu gewährleisten.

Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten

Wenn Sie die Bestätigung in zwei Schritten aktivieren, müssen Benutzer eine zusätzliche Authentifizierungsmethode angeben, um sich bei ihrem Google Workspace-Konto anzumelden. Dies kann ein Sicherheitsschlüssel, eine Google-Eingabeaufforderung, ein Google-Authentifikator oder eine andere Methode sein.

Installieren Sie die Passwortwarnungserweiterung

Google bietet eine Chrome-Browsererweiterung an, die dabei helfen kann, Ihre Passwörter zu schützen. Die Passwortwarnungserweiterung soll dabei helfen, Phishing-/Spoofing-Angriffe zu verhindern. Grundsätzlich sendet Ihnen die Erweiterung eine Warnung, wenn Sie versuchen, das Passwort Ihres Google-Kontos auf einer Website zu verwenden, die nicht von Google stammt. Wenn Sie eine solche Warnung erhalten und die Aktivität nicht erkennen, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, Ihr(e) Passwort(e) sofort zu ändern. Vor dem 31. August 2020 stellte Google auch eine Passwort-Checkup-Erweiterung bereit, obwohl diese Erweiterung inzwischen veraltet ist, da sie nun in den Chrome-Browser selbst integriert ist.

Nutzen Sie die Mobile-Management-Lösung von Google Workspace

Google Workspace bietet eine grundlegende Geräteverwaltungsfunktion, die standardmäßig aktiviert ist. Dadurch können Administratoren Sicherheitskontrollen für alle Geräte konfigurieren, die auf ihre Umgebung zugreifen, ohne dass ihre Mitarbeiter zusätzliche Anwendungen auf ihren Geräten installieren müssen. Google bietet außerdem eine fortschrittliche Mobilverwaltungslösung an, die über eine Reihe zusätzlicher Funktionen verfügt, wie z. B. Remote-Löschung von Geräten, strenge Passcode-Durchsetzung, Sicherheitsrichtlinien und mehr. Wie zu erwarten ist, sind bestimmte Funktionen in Business Starter und Standard, Essentials oder Cloud Identity Free nicht verfügbar.

Aktivieren Sie den erweiterten Phishing- und Malware-Schutz

Die erweiterten Phishing- und Malware-Schutzfunktionen sollen Sie vor verdächtigen Anhängen und Skripten von nicht vertrauenswürdigen Absendern schützen. Es erkennt Links hinter kurzen URLs, scannt verlinkte Bilder auf schädliche Inhalte und zeigt eine Warnung an, wenn Sie auf Links zu nicht vertrauenswürdigen Domänen klicken. Es bietet auch Schutz vor E-Mail-Spoofing. Google beginnt nun damit, Modelle des maschinellen Lernens (ML) anzuwenden, um die Erkennung und Reaktion auf Phishing- und Malware-Bedrohungen zu verbessern.

Erlauben Sie nur den Zugriff auf Domänen auf der Whitelist

In der Admin-Konsole in Google Workspace können Administratoren Domänen zu einer Whitelist/Zulassungsliste hinzufügen und so den Zugriff auf diese Domänen einschränken, um das Risiko von Datenlecks/-exfiltration zu minimieren. Sie können auch Warnmeldungen einrichten, die angezeigt werden, wenn ein Benutzer versucht, Daten mit einer nicht autorisierten Domäne zu teilen. Dies kann hilfreich sein, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Daten nicht versehentlich an den falschen Empfänger senden.

Behalten Sie die Sicherheitsgesundheitsempfehlungen von Google im Auge

Unternehmenskunden haben Zugriff auf Empfehlungen zum Sicherheitszustand, die an die mit ihren Konten und Daten verbundenen Bedrohungen angepasst werden. Google Workspace überwacht Ihre Konten auf Trends, die sich insbesondere darauf beziehen, wie Ihre Daten gespeichert und weitergegeben werden, und gibt Ihnen Einblick in alle Spam-/Malware-Inhalte, die auf Ihr Unternehmen abzielen. Die Empfehlungen zum Sicherheitszustand finden Sie im Security Center.