Best Practices für das Lieferantenmanagement

Der Aufbau positiver Lieferantenbeziehungen ist entscheidend für ein erfolgreiches Unternehmen. Nichtsdestotrotz besteht das Lieferantenmanagement aus mehreren beweglichen Teilen, und Sie müssen viele Dinge im Auge behalten. Dazu gehört, wer Ihre Dritten sind, welche Dienste sie anbieten, welche internen Richtlinien für sie gelten und auf welche sensiblen Daten sie Zugriff haben. Ohne eine solide Grundlage von Best Practices für das Lieferantenmanagement können sich Lieferantenrisiken in Ausfällen manifestieren, die die Geschäftskontinuität beeinträchtigen können.

In diesem Beitrag werden die Best Practices für die Implementierung von Vendor Relationship Management vorgestellt und Sie über alle Faktoren aufgeklärt, die Sie bei der Verwaltung von Anbietern berücksichtigen müssen.

Aber als Erstes wollen wir definieren, was Lieferantenmanagement ist.

Was ist Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement bezieht sich auf den Prozess, durch den Unternehmen Kosten kontrollieren, exzellenten Service steuern und Risiken minimieren, um während des gesamten Lebenszyklus ihrer Vertragsbeziehung einen optimalen Nutzen von ihren Lieferanten zu erzielen. Der Prozess des Lieferantenmanagements umfasst mehrere verschiedene Phasen, darunter:

Lieferantensuche: Dieser Prozess beginnt mit der Suche nach den richtigen Anbietern, die der Beschreibung der spezifischen Produkte oder Dienstleistungen entsprechen, die Ihr Unternehmen benötigt. Sie können recherchieren, indem Sie sich ihre LinkedIn-Profile und andere Social-Media-Handles ansehen.
Vertragsverhandlungen: Sobald Sie potenzielle Optionen identifiziert haben, bitten Sie sie in der Regel, Ihnen Angebote in Form von RFPs (Request for Pricing) und RFQs (Request for Quotation) zu unterbreiten. Abgesehen von der Preisgestaltung sollten Sie Anbieter anhand von Faktoren wie Sicherheitspraktiken, Reputation, Kapazität und effektiver Kommunikation vergleichen und bewerten.
Onboarding: Nach der Auswahl des Anbieters folgt der Onboarding-Prozess. Es beinhaltet die Sammlung der erforderlichen Informationen, um ein Unternehmen als Lieferanten zu genehmigen und Ihrem Unternehmen somit den Kauf von Waren und Dienstleistungen von diesem Unternehmen zu ermöglichen.
Überwachung der Anbieterleistung: Sie müssen Metriken zur Bewertung der Anbieterleistung festlegen, um sicherzustellen, dass sie den Standards Ihres Unternehmens entsprechen. Abhängig von der Scorecard eines Anbieters können Sie ihn entweder behalten oder die Dienste eines anderen Anbieters in Anspruch nehmen.
Risikomanagement: Das Risikomanagement von Anbietern umfasst die Bewertung potenzieller Risiken, die Ihrem Unternehmen schaden könnten. Dazu gehört alles, von Datensicherheit über Compliance-Fragen, Verletzungen des geistigen Eigentums bis hin zu Klagen und mehr.
Zahlungen: Nach Erhalt von Waren und/oder Dienstleistungen müssen Sie pünktliche Zahlungen leisten, um gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen.

Die manuelle Durchführung dieser Aufgaben kann eine Herausforderung sein. Hier kommt das Vendor Management System/Software (VMS) ins Spiel. Eine Vendor-Management-Software ist eine webbasierte Online-Lösung, die als einzelner Knoten fungiert und alle lieferantenbezogenen Aktivitäten in einem Unternehmen in Echtzeit verwaltet und so die Rentabilität und das langfristige Wachstum auf kosteneffiziente Weise sicherstellt.

Best Practices für ein effektives Lieferantenmanagement

Solide Lieferantenmanagementpraktiken können Ihnen helfen, den maximalen Nutzen aus Lieferantenbeziehungen zu ziehen. Diese Best Practices ermöglichen es Ihnen, Anbieter auszuwählen und zu überwachen, die Leistung kontinuierlich zu verbessern, das Risiko über den gesamten Lebenszyklus des Vertrags zu senken und qualitativ hochwertigere Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über einige Best Practices für das Lieferantenmanagement:

Etablieren Sie eine klare Lieferantenmanagement-Richtlinie

Eine Lieferantenmanagementrichtlinie ist ein Dokument, das den Vorstand und die Geschäftsleitung des Unternehmens über die Aktivitäten des Lieferantenmanagements informiert. Eine effektive Lieferantenmanagementrichtlinie sollte Elemente enthalten, die Leistungsverbesserung, Qualitätsverbesserung, Risikominderung, Innovation, Zusammenarbeit und Anbietervielfalt fördern. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über Best Practices, die Sie bei der Erstellung einer Lieferantenmanagementrichtlinie beachten sollten:

Bilden Sie einen Einkaufsausschuss, der aus einem Abteilungsleiter, einem Lieferantenmanager und einem Manager sowie anderen Interessengruppen besteht.
Die Richtlinie sollte einen Überblick über die Arbeitsweise der Abteilung sowie die Standards für die Aufsicht des Vorstands und des Managements enthalten.
Richten Sie die Einkaufsstrategie Ihres Unternehmens an der Gesamtstrategie aus.
Erreichen Sie die ideale Anzahl von Anbietern: Um die richtige Anzahl zu erreichen, sollten Sie die Vielfalt Ihrer Anforderungen, Risikofaktoren und Marktdynamik berücksichtigen.
Erstellen Sie einen Prozess zur Lieferantenauswahl und -überprüfung: Die festgelegten Parameter für diesen Prozess sollten für Ihr Unternehmen sinnvoll sein.
Legen Sie Leitprinzipien für die Risikobewertung von Anbietern fest: Stellen Sie sicher, dass Sie die rechtlichen, finanziellen und Informationssicherheitsrisiken jedes Anbieters überprüfen.
Bestimmen Sie die Metriken, die Sie überwachen möchten: Verwenden Sie Key Performance Indicators (KPIs), um zu definieren, was Sie überwachen möchten. Dazu gehören qualitative Beobachtungen und Daten, die Sie objektiv erfassen und messen.

Entwickeln Sie eine solide Vertragsmanagementstrategie

Lieferantenverträge legen mehr als nur Konditionen fest. Der Vertragsmanagementprozess bezieht sich auf die Verwaltung der Erstellung von Verträgen, deren Aushandlung, Ausführung und Analyse, um die finanzielle und operative Leistung einer Organisation zu optimieren. Ziel des Vertragsmanagementprozesses ist es, sicherzustellen, dass alle Vertragsparteien die im Vertrag festgelegten Erwartungen und Verpflichtungen erfüllen. Hier sind die Schritte, die im Vertragsmanagementprozess erforderlich sind:

Aktivieren des Vertragsmanagements: Dieser Schritt umfasst die Identifizierung des Vertrags und die Überprüfung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Verfahren.
Vertragsverhandlung: Nach Fertigstellung des Entwurfs sollten die Vertragsparteien prüfen, ob die Vertragsbedingungen akzeptabel sind.
Vertragsgenehmigung: Um sicherzustellen, dass dieser Schritt reibungslos abläuft, sollten Benutzer maßgeschneiderte Genehmigungsworkflows erstellen, einschließlich serieller und paralleler Genehmigungen, um sicherzustellen, dass der Entscheidungsprozess schnell abläuft.
Vertragsausführung: Die Ausführung des Vertrags ermöglicht es Benutzern, den Signaturprozess mithilfe der Faxunterstützung oder der elektronischen Signatur zu steuern und zu verkürzen.
Verpflichtungsmanagement: Diese Phase des Prozesses erfordert ein hohes Maß an Projektmanagement, um sicherzustellen, dass die Beteiligten die Ergebnisse einhalten und sich der Wert des Vertrags nicht verschlechtert.
Überarbeitungen und Ergänzungen: Es sollten Systeme eingerichtet werden, um den ursprünglichen Vertrag zu ändern.
Prüfung und Berichterstattung: Vertragsprüfungen sind für die Einhaltung der Vertragsbedingungen und möglicher Probleme, die in Zukunft auftreten können, durch ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Verlängerung: Sie sollten den Prozess der Vertragsverlängerung automatisieren.

Stellen Sie sicher, dass Kreditorenverträge Rollen abgrenzen

Ein Lieferantenvertrag ist eine rechtliche Vereinbarung, die Ihre Erwartungen an einen Lieferanten umreißt. Sie legt die Art des Produkts oder der Dienstleistung, die Menge, die der Lieferant liefert, und die Bedingungen fest, unter denen der Lieferant diese Produkte oder Dienstleistungen liefert. Zu den Best Practices für Lieferantenverträge, die Sie beachten sollten, gehören:

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Entwicklung von Verträgen die Richtlinien für das Lieferantenmanagement befolgen.
Erstellen Sie Service Level Agreements (SLAs) oder Scope of Work (SOW): Diese Dokumente sollten Ihre allgemeinen Parameter und anbieterspezifischen Vereinbarungen abdecken, um spätere Probleme zu vermeiden. Sie sollten auch Leistungserwartungen, Compliance-Anforderungen, Details zum Management von Datenschutzverletzungen und die entsprechenden Strafen enthalten.
Erwartungen an den Informationsaustausch: Sie sollten sicherstellen, dass Sie Informationen wie Ihre Lieferantenstrategien, Ziele, Pläne, Herausforderungen, organisatorischen Details und den Technologie-Stack als Teil Ihrer Vereinbarung weitergeben.
Zahlungsbedingungen: Der Lieferantenvertrag sollte die Kosten für Produkte oder Dienstleistungen, Zahlungsempfänger, Zahlungspläne und Strafen für verspätete Zahlungen beschreiben.
Bestimmungen für vierte Parteien: Falls Ihr Lieferant Unteraufträge an eine vierte Partei vergibt, stellen Sie sicher, dass Ihr Drittanbieter überwacht, um sicherzustellen, dass diese vierten Parteien die vertragliche Vereinbarung einhalten.

Verwenden Sie KPIs, um die Leistung von Anbietern zu messen und zu überwachen

Eine Vendor Management Metric (KPI) ist ein messbarer Wert, der wichtige Bereiche der Lieferantenleistung und -kapazität verfolgt. KPIs unterstützen die kontinuierliche Verbesserung der Art und Weise, wie ein Einkaufsteam seine Lieferkette verwaltet, seine Lieferanten nutzt und Anpassungen vornimmt. Möglicherweise müssen Sie die Pläne auf der Grundlage von KPI-Daten bei Bedarf ändern, um die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Hier sind einige Best Practices für KPIs für das Lieferantenmanagement:

KPI-Grenzen: Sie sollten messen, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, und Ihre Kernwerte betonen.
Erklärung der Metriken: Ihre Anbieter sollten in der Lage sein, Ihre KPIs zu verstehen und daran zu arbeiten, diese zu erfüllen. Indem Sie diese Kennzahlen teilen, klären Sie die Erwartungen und bieten den Anbietern einen geeigneten Maßstab, an dem sie messen können, ob sie die Erwartungen erfüllen oder unterdurchschnittlich abschneiden.
Realistische Erwartungen: Stellen Sie sicher, dass Sie erreichbare und realistische Fristen setzen, wenn Sie Menge, Qualität und Zeitpläne berücksichtigen.
Kontinuierliche Überprüfung: Basierend auf überarbeiteten Geschäftszielen oder angemessenen Marktbedingungen sind KPIs nicht statisch. Überprüfen Sie sie gelegentlich, passen Sie sie bei Bedarf an und konsultieren Sie Ihre Lieferanten, wenn Sie Anpassungen in Betracht ziehen.
Datenverfolgung mit Software: Verfolgen Sie KPIs mithilfe von Software, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Diese Technologie soll Daten sammeln und eine entsprechende Verantwortlichkeit aufzeigen.

Management von Outsourcing-Risiken und ausgelagerten Dienstleistern

Ihr Unternehmen ist beim Outsourcing von Produkten und/oder Dienstleistungen mit inhärenten rechtlichen, finanziellen und Datensicherheitsrisiken konfrontiert. Sie können Ihre Interessen schützen und diese Risiken mindern, indem Sie klare Richtlinien festlegen, vor der Unterzeichnung von Verträgen eine Due-Diligence-Prüfung durchführen und eine laufende Aufsicht durchführen. Hier sind einige Best Practices für die Governance von Lieferantenrisiken, die Ihnen helfen, Ihren Lieferantenmanagementprozess zu optimieren:

Risiko-Tiering: Beim Risiko-Tiering werden Risiken danach eingestuft, wie wahrscheinlich es ist, dass sie eintreten. Mit dem Risiko-Tiering können Sie die mit einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung verbundenen Risiken einstufen, um festzustellen, wo Sie möglicherweise mehr Due Diligence benötigen.
Anbieter-Tiering: Hierbei handelt es sich um die Klassifizierung von Anbietern auf der Grundlage des Sicherheitsrisikos, das sie wahrscheinlich in Ihr Unternehmen einführen werden. Die Trennung von Anbietern nach dem Grad ihres Sicherheitsrisikos schafft einen effizienteren Workflow für die Risikobewertung, der die Risikoschwellenwerte aller Anbieter berücksichtigt.
Geeignete Kontrollebenen: Halten Sie die Kontrollen realistisch und einfach, damit die Anbieter sie verstehen und befolgen können.
Rechtliches Risikomanagement: Sie sollten über ein internes Rechtsteam verfügen, das sich mit Fragen der rechtlichen Governance, der Compliance und des Risikomanagements befasst.
Finanzielles Risikomanagement: Die Insolvenz eines kritischen Lieferanten stellt ein erhebliches Risiko für Ihr Unternehmen dar. Sie können solche Risiken managen, indem Sie die geprüften Jahresabschlüsse, die Kreditwürdigkeit, die Steuerunterlagen und die Kontoauszüge eines Kreditors untersuchen.
Datensicherheitsmanagement: Die Entwicklung einer soliden Cybersicherheitsstrategie kann Ihnen helfen, das Risiko einer Datenschutzverletzung zu bewältigen.
Die Erstellung einer Checkliste für das Risikomanagement von Anbietern stellt sicher, dass Sie Best Practices bei der Verwaltung oder Minderung verschiedener Risiken berücksichtigen.

Fördern Sie die Zusammenarbeit mit Anbietern

Die Pflege und Pflege enger Beziehungen zu Ihren Lieferanten ist der Eckpfeiler einer soliden Lieferantenmanagementstrategie. Eine effektive Beschaffung hilft, Geld zu sparen und beschleunigt Innovationen durch Forschung, Entwicklung und Innovation. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten ist ein Schritt für Unternehmen, die es gut machen. Hier sind einige Best Practices, die Ihnen helfen, die Zusammenarbeit mit Anbietern zu fördern:

Entwickeln Sie ein formelles Onboarding: Stellen Sie sicher, dass Sie während des Onboarding-Prozesses klare Erwartungen festlegen.
Schaffen Sie eine Allianz, von der Sie und Ihre wichtigsten Anbieter profitieren: Identifizieren Sie Anbieter, die die besten Partner sind, und entwickeln Sie eine Beziehung, die wichtige Unternehmensagenden wie Nachhaltigkeit, Innovation und Effizienzverbesserungen berücksichtigt.
Bauen Sie Vertrauen und Flexibilität auf: Nehmen Sie sich Zeit, um das Geschäft Ihres Anbieters zu verstehen und dann für beide Seiten vorteilhafte Lösungen zu entwickeln.
Fordern Sie Ihre Lieferanten zu Innovationen und Höchstleistungen heraus: Wenn Sie auf strategisches Lieferantenmanagement umsteigen, sollten Ihre Ziele über reine Kosteneinsparungen hinausgehen. Fordern Sie Ihren Anbieter heraus, innovativ zu sein und Nachhaltigkeit, Effizienz und Qualität zu verbessern.

So etablieren Sie eine Vendor Exit-Strategie

Eine Vendor-Exit-Strategie ist ein integraler Bestandteil des Lieferantenlebenszyklus. Daher müssen Sie genau auf die Sprache Ihres Vertrags achten. Sie können eine Unternehmenskrise vermeiden, indem Sie eine solide Ausstiegsstrategie haben. Hier sind einige Best Practices, wie Sie eine Lieferantenbeziehung (gnädigerweise) beenden können:

Nehmen Sie einen Ausstiegsplan in Ihren Kooperationsvertrag auf.
Führen Sie eine 90-tägige Überprüfung und halbjährliche Aktualisierungen durch: Ihre Vereinbarung sollte eine anfängliche dreimonatige Überprüfung umfassen. Fügen Sie außerdem eine Klausel hinzu, die es Ihnen ermöglicht, den Vertrag alle sechs Monate zu aktualisieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie triftige Gründe für die Vertragskündigung haben: Die Kündigung einer strategischen Lieferantenvereinbarung ist ein entscheidendes Unterfangen mit schwerwiegenden operativen und finanziellen Risiken. Daher müssen Sie triftige Gründe für die Kündigung des Vertrags haben, um rechtliche Strafen zu vermeiden.
Führen Sie während der gesamten Vertragslaufzeit genaue Aufzeichnungen. Diese sollten Besprechungsnotizen und Handbücher enthalten. Als Faustregel gilt, dass Sie Dokumente und jegliche Kommunikation 10 Jahre nach der Vertragslaufzeit elektronisch aufbewahren sollten.
Stellen Sie Ihrem Kündigungsteam eine Checkliste zur Verfügung. Zu den Bedingungen, die in der Checkliste enthalten sein sollten, gehören: Der Anbieter muss alle Daten, Dokumentationen, Bestandsaufzeichnungen, Rechte an geistigem Eigentum sowie Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarungen zurückgeben. Der Anbieter muss auch alle Plattformen für den Datenaustausch aufgeben und sich zur Zusammenarbeit mit neuen Anbietern verpflichten, um einen nahtlosen Übergang zu erreichen.

Entwickeln Sie eine solide Strategie für das Lieferantenmanagement

Wir bei UpGuard sind der Meinung, dass ein formelles Lieferantenmanagementprogramm in der heutigen Geschäftsumgebung ein Muss ist. Es wird nicht nur dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft, sondern auch dazu beitragen, das Endergebnis sowohl lang- als auch kurzfristig zu optimieren. Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung eines neuen Lieferantenmanagementprogramms benötigen oder ein bestehendes Programm auf die nächste Stufe heben möchten, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an.