Ist Ihr Unternehmen auf die bevorstehende DSGVO vorbereitet?
Im Folgenden sind einige der wichtigsten Punkte aufgeführt, die Unternehmen bei der Vorbereitung auf die DSGVO berücksichtigen müssen:
Beweisen Sie, dass Sie sensible Daten schützen
Organisationen müssen relevante Dokumente verwalten und Berichte erstellen, um nachzuweisen, dass sie sensible Daten schützen. Sie müssen außerdem Datenschutz-Folgenabschätzungen (Privacy Impact Assessments, PIAs) durchführen und standardmäßig die „Privacy by Design“-Methodik übernehmen.
Bestimmen Sie, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benötigen
Große Organisationen müssen wahrscheinlich einen Datenschutzbeauftragten einsetzen. Ein Datenschutzbeauftragter kann auf Vertragsbasis eingestellt oder ein interner Datenschutzbeauftragter ernannt werden. Sie müssen alle Bereiche des Datenschutzes überwachen, einschließlich der Umsetzung von Datenschutzrichtlinien, der Schulung des Personals, der Überwachung wichtiger Systemänderungen und der Bereitstellung der für die Einhaltung erforderlichen Berichte und Dokumentationen.
Eine Einwilligung ist erforderlich
Während Organisationen nicht verpflichtet sind, die Bedingungen bestehender DPA-Einwilligungen zu ändern, unterliegen alle personenbezogenen Daten, die nach Inkrafttreten der DSGVO erhoben werden, den neuen Regeln. Diese Regeln erfordern, dass personenbezogene Daten freiwillig, klar und prägnant angegeben werden. Darüber hinaus ist eine Art positiver Maßnahme (Opt-in) erforderlich. Schweigen oder vorab angekreuzte Kästchen gelten nicht als akzeptable Zustimmungserklärung. Außerdem muss es für betroffene Personen eine einfache Möglichkeit geben, ihre Einwilligung zu widerrufen.
Neue Betroffenenrechte für Einzelpersonen
Es gibt eine Reihe neuer Betroffenenrechte, die Organisationen beachten müssen. Zu den wesentlichen Rechten gehören:
- Das Recht auf Vergessenwerden
- Das Recht auf Zugang zum Thema
- Das Recht auf Information
- Das Recht auf Berichtigung
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit
- Das Recht auf Widerspruch
Betroffene Personen werden vor der automatisierten Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten geschützt. Darüber hinaus sind Organisationen verpflichtet, zeitnah auf Zugriffsanfragen zu Themen zu reagieren.
Aktualisierte Datenschutzrichtlinien
Organisationen müssen klare und detaillierte Hinweise darüber geben, wie die gesammelten Daten verarbeitet werden. Betroffene Personen müssen über die neuen erweiterten Rechte (wie oben erwähnt) informiert werden. Bestehende Datenschutzrichtlinien müssen entsprechend aktualisiert werden.
Internationale Übermittlung personenbezogener Daten
Die Übermittlung personenbezogener Daten in verschiedene Teile der Welt kann den Datenschutz beeinträchtigen. Daher hat die DSGVO Beschränkungen für die Übermittlung personenbezogener Daten an Länder/Organisationen außerhalb der EU eingeführt.
Verstöße melden
Gemäß der DSGVO müssen Organisationen jeden Verstoß melden, der die Rechte und Freiheiten von EU-Bürgern gefährden könnte. Dies kann den Verlust, die Änderung oder den unbefugten Zugriff/die Offenlegung personenbezogener Daten umfassen. Sollte ein solcher Verstoß auftreten, muss er innerhalb von 72 Stunden den zuständigen Behörden gemeldet werden.
Wenn Sie es noch nicht getan haben, ist es jetzt an der Zeit, sich mit der DSGVO vertraut zu machen. Nachfolgend finden Sie eine grundlegende Checkliste, die Ihnen bei den ersten Schritten zur Compliance helfen kann.
- Überprüfen Sie Ihre Datenschutzhinweise und -richtlinien
- Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Sicherheitsplan verfügen
- Stellen Sie sicher, dass Sie personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeiten
- Erstellen Sie einen umfassenden Schulungsplan für Ihre Mitarbeiter
- Überwachen Sie Ihre Prozesse und Abläufe genau
- Ernennen Sie bei Bedarf einen Datenschutzbeauftragten
- Wenn Sie ein Auftragsverarbeiter sind, überprüfen Sie Ihre bestehenden Verträge und überlegen Sie, welche Änderungen vorgenommen werden müssen
- Wenn Sie Daten außerhalb der EU übertragen, stellen Sie sicher, dass Sie über eine legitime Grundlage dafür verfügen
- Investieren Sie in eine kommerzielle Prüfsoftware, die Berichte und Echtzeitwarnungen über Änderungen an wichtigen Dateien, Ordnern und Benutzerkonten bereitstellen kann