Die 10 häufigsten HIPAA-Verstöße (und wie man sie vermeidet)

Das Gesundheitswesen wird von unzureichenden Sicherheitsmaßnahmen und häufigen Protokollfehlern geplagt, die zu erheblichen HIPAA-Strafen führen, die vom Office for Civil Rights (OCR) verhängt werden.

Schlechte Sicherheitsprotokolle, vernachlässigte Risikobewertungsaudits, interne menschliche Fehler und der Mangel an HIPAA-Schulungen für Mitarbeiter sind nur einige der Faktoren, die zu verlorenen, kompromittierten oder gestohlenen Patientendaten und sensiblen Krankenakten beitragen. Tatsächlich verstehen fast 40 % der medizinischen Fachkräfte die HIPAA-Vorschriften nicht genau.

Bis 2022 wurden über 300.000 registrierte Beschwerden wegen Verstößen gegen die HIPAA-Gesetze an die OCR gemeldet. Mit den richtigen Sicherheitskontrollen, regelmäßigen Audits und angemessenen Mitarbeiterschulungen können HIPAA-Verstöße leicht vermieden werden. In diesem Artikel werden die häufigsten Verstöße gegen HIPAA, die potenziellen Schäden, die sie mit sich bringen, Ratschläge zu Präventionsmethoden zur Risikominimierung und die Best Practices zu deren Vermeidung behandelt.

Top 10 der häufigsten HIPAA-Verstöße

Das Wichtigste, was Sie bei der HIPAA-Datenschutzregel beachten sollten, ist, dass die Sicherheit sensibler Patientendaten immer Vorrang haben sollte. Jede Anzahl von unachtsamen oder fahrlässigen Praktiken kann zum Verlust von Krankenakten führen, was zu hohen Geldstrafen und Strafen führen kann.

Erfahren Sie hier mehr über die schlimmsten Fälle von HIPAA-Verstößen.

1. Schlechte Zugriffskontrollrichtlinien

Das HHS (Department of Health and Human Services) und die Generalstaatsanwälte der Bundesstaaten nennen das "Versäumnis, angemessene Zugriffskontrollen zu implementieren" zum Schutz von Patientendaten als einen der häufigsten HIPAA-Verstöße durch Gesundheitsdienste.

Digital zugängliche Krankenakten wie ePHI (elektronisch geschützte Gesundheitsinformationen) haben ihren eigenen Anteil an Risiken und Schwachstellen, die angemessen gesichert werden müssen. Dies gilt für medizinisches Personal oder Ärzte, die versehentlich auf PHI zugreifen können, für die sie keine Berechtigung zur Einsicht haben.

Gemäß der HIPAA-Sicherheitsregel müssen alle Geschäftspartner von Drittanbietern und Gesundheitsdienstleister über eingeschränkte Zugriffskontrollen zum Schutz und zur Speicherung von ePHI verfügen. Auf diese Weise hat nur autorisiertes Personal Zugriff auf die sensiblen Daten.

Um das Risiko zu vermeiden, dass sich Unbefugte (Cyberkriminelle oder Insider-Bedrohungen) unbefugten Zugriff auf ePHI verschaffen, müssen Organisationen im Gesundheitswesen:

Implementieren Sie Maßnahmen zur Kontrolle von Sicherheitsrisiken, wie z. B. ein Zero-Trust-Modell.
Stellen Sie eine kontinuierliche Aktivitätsüberwachung sicher, die alle Geräte und Systeme verfolgt

Verwenden Sie die Zwei-Faktor- (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Verwenden Sie temporäre Autorisierungscodes, um sicherzustellen, dass die richtigen Parteien nur auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen
Entscheiden Sie, welche Sicherheitsmaßnahme sowohl HIPAA-konform als auch am effizientesten ist, ohne den Workflow zu verlangsamen.

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2. Gerätediebstahl

Eine der häufigsten Arten, wie PHI verloren gehen, ist der Gerätediebstahl. Verlorene oder gestohlene Geräte von Gesundheitseinrichtungen enthalten in der Regel sensible Daten, die für Cyberkriminalität wie medizinischen Betrug oder Identitätsdiebstahl verwendet werden können. Zu den gestohlenen Geräten gehörten in der Regel mobile Geräte, Laptops und USB-Geräte.

Gerätediebstahl ist oft das Ergebnis schlechter physischer Sicherheit und fehlender Geräterichtlinien innerhalb der Institution. Ärzte oder Ärzte nehmen ihre Arbeitsgeräte oft mit nach Hause und lassen sie unbeaufsichtigt in Autos, Hotelzimmern oder anderen öffentlichen Bereichen liegen, was dazu führt, dass die Geräte gestohlen werden. In den meisten Fällen von Gerätediebstahl wurden die Geräte auch unverschlüsselt gelassen, was die Sache noch verschlimmert.

Um den Diebstahl von Geräten zu vermeiden, müssen Gesundheitseinrichtungen Richtlinien für Folgendes erstellen:

Mitarbeiterschulungen in Bezug auf die richtige Handhabung von Geräten und Speicherrichtlinien
Sicherheit physischer Geräte (physische Sicherheits- und Abmelderichtlinien)
Geräteverschlüsselung (im Falle eines Diebstahls)
Software zur Geräteverfolgung
Meldung von Gerätediebstahl

3. Fehler bei der Verschlüsselung und Sicherung von Daten

Viele Gesundheitsdienstleister vernachlässigen es auch, ihre Daten zu verschlüsseln oder eine gleichwertige Sicherheitsmaßnahme zu implementieren, die wichtige PHI schützen würde. Bei Gerätediebstahl bleiben die Informationen oft völlig offen und ungesichert, was es Kriminellen erleichtert, auf diese Daten zuzugreifen.

Im Falle von Cyberangriffen muss die Gesundheitseinrichtung jedoch über eine Art Verteidigung verfügen, um die Patientenakten zu schützen. Wenn der Cyberkriminelle die anfänglichen Cyberabwehrmaßnahmen erfolgreich durchbricht, muss es Sicherheitsvorkehrungen geben, die die Chancen auf Zugriff auf diese Daten erheblich verringern.

Obwohl HIPAA Gesundheitsdienstleister nicht dazu verpflichtet, ihre Daten zu verschlüsseln, können Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit unverschlüsselten Krankenakten als meldepflichtiger Sicherheitsvorfall angesehen werden. Wichtig zu beachten ist, dass der Diebstahl verschlüsselter Daten NICHT als Sicherheitsverletzung oder meldepflichtiger Vorfall angesehen wird, es sei denn, der Entschlüsselungsschlüssel wird ebenfalls gestohlen.

In den meisten Fällen lehnen Gesundheitsdienstleister die Verschlüsselung ab, da sie nicht als obligatorisch angesehen wird und nur als "adressierbar" kategorisiert wird. "Davon abgesehen raten Sicherheitsexperten, dass alle medizinischen Unternehmen den Einsatz geeigneter Verschlüsselungstechniken in Betracht ziehen sollten.

Als Alternative ist die Pseudonymisierung ein akzeptables Äquivalent zur Datenverschlüsselung, und dies kann auch als konform mit der DSGVO angesehen werden, der Datenschutzverordnung, die für europäische Unternehmen gilt.

4. Unsachgemäße Entsorgung von PHI und medizinischen Daten

Die unsachgemäße Entsorgung oder Entsorgung von Krankenakten kann einer der am häufigsten übersehenen HIPAA-Verstöße sein. Obwohl es selten vorkommt, ist es immer noch ein schwerer Verstoß mit hohen Geldstrafen. Das New England Dermatology and Laser Center wurde im Jahr 2022 wegen unsachgemäßer Entsorgung von PHI zu einer Geldstrafe von 300.640 US-Dollar verurteilt.

Viele Praktikanten oder neue Krankenhausmitarbeiter entsorgen oder werfen oft vollständige physische Kopien von Krankenakten weg, ohne zu versuchen, die sensiblen Informationen zu vernichten. Dazu gehören auch digitale Daten in alten Laptops, Festplatten oder USBs, die PHI enthalten und nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist unsachgemäß gelöscht werden.

Medizinische Einwegdaten, die nicht berücksichtigt werden, bergen das Risiko einer unbefugten Offenlegung, die einen HIPAA-Verstoß und damit hohe Strafen nach sich ziehen kann.

Die HIPAA-Vorschriften schreiben vor, dass alle Krankenhäuser und Kliniken über die richtigen Verfahren für die Entsorgung sowohl physischer als auch digitaler medizinischer Daten verfügen müssen. Die Implementierung umfassender Richtlinien für den Umgang mit abgelaufenen PHI-Daten ist von entscheidender Bedeutung, einschließlich der Schulung der Mitarbeiter zu den Best Practices für die Entsorgung medizinischer Daten.

Um die unsachgemäße Entsorgung von PHI und medizinischen Daten zu vermeiden, sollten Gesundheitsdienstleister:

Führen Sie regelmäßig das Schreddern oder Auflösen von physischen Papierkopien durch, in denen PHI gespeichert sind
Löschen oder zerstören Sie tragbare Geräte wie Festplatten und USB-Sticks, auf denen PHI gespeichert sind

5. Unzulässige PHI-Offenlegung und Fehlverhalten von Mitarbeitern

Gemäß der HIPAA Privacy Rule wird jede Offenlegung vertraulicher PHI als unzulässig und als Verstoß gegen das Gesetz angesehen. Unzulässige PHI-Offenlegung und Fehlverhalten von Mitarbeitern - unbeabsichtigt oder anderweitig - stellen eine große Anzahl von HIPAA-Verstößen dar.

Sofern der behandelnde Arzt keinen direkten Grund für den Zugriff auf bestimmte Krankenakten hat, gelten alle Patienteninformationen als tabu. Selbst die Offenlegung von PHI mit abgelaufener Patientengenehmigung gilt als unzulässige PHI-Offenlegung.

Verständlicherweise werden bei vorsätzlichen Verstößen viel höhere Strafen für HIPAA-Verstöße verhängt. So wurde beispielsweise ein ehemaliger Arzt und Forscher der UCLA zu vier Monaten Gefängnis verurteilt, weil er absichtlich gegen die HIPAA-Regeln verstoßen hatte, indem er die Krankenakten von Prominenten eingesehen hatte.

Das Fehlverhalten von Mitarbeitern kann auch andere Fälle der Offenlegung von Patientendaten sowie schwerwiegendere Fälle umfassen, wie z. B.:

Versehentliche Weitergabe von Patientendaten an einen Freund oder ein Familienmitglied in nicht privaten Einstellungen
Klatsch und Tratsch mit Kollegen über private und vertrauliche Patientendaten
Einsicht in Krankenakten für den persönlichen Gebrauch oder nicht-medizinische Zwecke

Veröffentlichung von Fotos in sozialen Medien von Fällen, in denen personenbezogene Daten von Patienten offengelegt werden
Versehentliches Verwerfen, Verlegen oder Verlieren physischer oder digitaler Dokumente, die PHI-Dateien enthalten
Weitergabe von Passwörtern an Konten mit Zugriff auf medizinische Informationen

Um die unzulässige Offenlegung von PHI zu reduzieren und Fehlverhalten von Mitarbeitern zu verhindern, sollten Gesundheitsdienstleister Mitarbeiterschulungen durchführen, die den ordnungsgemäßen Umgang mit PHI sowie die Einhaltung von Best Practices für die Sicherheit abdecken (z. B. einen Laptop nicht unbeaufsichtigt lassen, Bildschirmsperren implementieren usw.)

6. Versäumnis, Geschäftspartnerverträge (Business Associate Agreements, BAA) mit Drittanbietern abzuschließen

Fast alle Organisationen im Gesundheitswesen arbeiten in ihren Betrieben mit Drittunternehmen zusammen, von denen viele häufig Zugang zu PHI haben. Gemäß den HIPAA-Regeln muss jedes Unternehmen, das PHI verarbeitet, die HIPAA-Standards befolgen. Für Drittanbieter, die mit Gesundheitsdienstleistern Geschäfte machen, ist eine Geschäftspartnervereinbarung (Business Associate Agreement, BAA) erforderlich, bevor der Zugriff auf PHI gestattet wird.

Eine BAA ist erforderlich, da die meisten Dritten sensible Patientendaten in der Regel nicht als ihre Hauptaufgabe behandeln. Viele Anbieter oder Lieferanten sind mit ihren Datensicherheitsprotokollen möglicherweise nicht auf dem neuesten Stand, da sie in ihrer jeweiligen Branche nicht vorgeschrieben sind. Sobald sie jedoch einen Geschäftsvertrag mit der Gesundheitsorganisation abgeschlossen haben, müssen sie HIPAA einhalten.

Einige Beispiele für mögliche Vorfälle:

Unbefugte Abwicklung von medizinischen Verträgen über externe oder regionale Abteilungen
Die Möglichkeit, dass andere Verkäufer oder Unternehmen das Drittunternehmen kaufen, verkaufen oder mit ihm fusionieren
Abruptes Onboarding von externen Geschäftspartnern, um die dringenden Anforderungen des Gesundheitsdienstleisters zu erfüllen

Um HIPAA-Verstöße zu vermeiden, sollten Unternehmen eine bestimmte Person ernennen, die für die Verwaltung aller Verträge mit Dritten verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass der gesamte BAA-Prozess vollständig und HIPAA-konform ist. Wenn Organisationen es versäumen, eine BAA einzugeben, liegt dies häufig an mangelnder Aufsicht oder daran, dass die Institutionen die HIPAA-Gesetze und -Anforderungen einfach nicht verstehen.

Unternehmen können auch Third-Party-Risk-Management-Lösungen (TPRM) verwenden, um ihre Lieferanten, Auftragnehmer und andere Dritte innerhalb der Lieferkette zu überwachen. TPRM-Lösungen können unmittelbare Sicherheitsrisiken identifizieren, den Fortschritt und die Implementierung der Sicherheit verfolgen und die Einhaltung der HIPAA-Gesetze überwachen. Noch wichtiger ist, dass größere Krankenhäuser Hunderte von Anbietern verwalten können, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Standards einhalten.

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7. Versäumnis, eine unternehmensweite Risikoanalyse durchzuführen

Eine unternehmensweite Risikoanalyse hilft Organisationen im Gesundheitswesen, Schwachstellen und Schwachstellen in ihren Systemen und Sicherheitsmaßnahmen zu lokalisieren, Vertraulichkeitsstandards zu verbessern und letztendlich die HIPAA-Compliance zu unterstützen. Die Risikobewertung selbst ist nicht fakultativ, und die bloße Feststellung, dass Schutzvorkehrungen getroffen wurden, ist kein akzeptabler Ersatz.

Medizinische Einrichtungen, die regelmäßige unternehmensweite Risikobewertungen vernachlässigen, müssen mit hohen Geldstrafen rechnen, wenn sie ihre Daten nicht schützen. Einige Gesundheitseinrichtungen führen möglicherweise Risikoanalyseverfahren durch, befolgen jedoch nach dem Audit nicht die empfohlenen Verfahren und warten, bis ein Cybersicherheitsvorfall auftritt, oft zu spät.

Eine ordnungsgemäße unternehmensweite Risikoanalyse besteht aus Folgendem:

Regelmäßige Überprüfung auf Sicherheitslücken und Schwachstellen im Netzwerk
Implementierung geeigneter Authentifizierungsprotokolle
Evaluierung von Mitarbeiterschulungen
Identifizierung der Cyberbedrohungen, die am ehesten Daten gefährden
Prüfung von Incident-Response-Plänen

Medizinische Einrichtungen müssen entweder eine interne Risikoanalyse durchführen oder einen externen Prüfer einsetzen, der die Analyse gründlich durchführen kann. Externe Prüfer von Drittanbietern sind in der Regel eher zu empfehlen, da sie Anleitungen und Bewertungen aus einer frischen, unvoreingenommenen Perspektive bieten können.

Vielleicht noch wichtiger ist, dass Gesundheitseinrichtungen die empfohlenen Maßnahmen ergreifen müssen, um Sicherheitsrisiken und Schwachstellen so schnell wie möglich zu beheben, oder sie riskieren noch höhere Geldstrafen durch HIPAA. Verständlicherweise sind unternehmensweite Risikoanalyseverfahren kostspielig, aber letztendlich sind sie notwendig und spielen eine wichtige Rolle bei der Vermeidung von Sicherheitsproblemen.

8. Versäumnis, eine Datenschutzverletzung zu melden

Die HIPAA Breach Notification Rule besagt eindeutig, dass alle betroffenen Einrichtungen der medizinischen Einrichtung verpflichtet sind, Datenschutzverletzungen nach Entdeckung der Verletzung "ohne unnötige Verzögerung" und rechtzeitig, spätestens 60 Tage, zu melden. Benachrichtigungen über Sicherheitsverletzungen müssen an die OCR gemeldet werden, wenn sie mehr als 500 Personen betreffen.

Medizinische Einrichtungen können mit Geldstrafen belegt werden, wenn sie die 60-Tage-Frist überschreiten.

Um zu verhindern, dass dieser HIPAA-Verstoß auftritt, müssen Gesundheitsdienstleister:

Definition einer standardmäßigen internen Berichtsrichtlinie für die zuständigen Direktoren oder Beamten
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Details zu Datenschutzverletzungen an das OCR (Office for Civil Rights) gesendet werden.
Melden Sie die Sicherheitsverletzung einem Medienunternehmen, das für die Datenschutzverletzung relevant ist
Veröffentlichen Sie die Benachrichtigung über die Datenschutzverletzung auf ihrer Website

9. Verweigerung oder Verzögerung des Zugangs von Patienten zu Gesundheitsakten

Obwohl nicht so häufig wie andere Verstöße, wird die Verweigerung des Zugriffs auf Patientenakten immer noch als schwerwiegender Verstoß gegen die HIPAA-Regeln angesehen. Alle Patienten haben das Recht, ihre eigenen Gesundheitsakten im Rahmen der HIPAA-Anforderungen einzusehen und darauf zuzugreifen, und die Anbieter müssen diese Informationen innerhalb von 60 Tagen bereitstellen. Jede Gesundheitsorganisation, die den Patientenzugang verweigert, muss mit hohen Geldstrafen rechnen.

Im Jahr 2011 wurde Cignet Health von OCR zu einer Geldstrafe von 4,3 Millionen US-Dollar verurteilt, weil es Patienten den Zugang zu ihren eigenen Unterlagen verweigert hatte.

Medizinische Dienstleistungen verstoßen gegen das HIPAA-Gesetz, wenn sie:

Verweigern Sie den Patienten das Recht, ihre Unterlagen zu erhalten
Versäumnis, die angeforderten medizinischen Unterlagen rechtzeitig (innerhalb von 30-60 Tagen) vorzulegen
Berechnen Sie einen Aufpreis für angeforderte Kopien von Krankenakten (die Kosten für die Beschaffung von Aufzeichnungen können von den Patienten eingezogen werden)

Es ist relativ einfach, diesen Fehler zu vermeiden - Krankenhäuser sollten strenge Verfahren einführen, die es ihrer Verwaltung ermöglichen, auf Patientenanfragen zu reagieren und die Aufzeichnungen rechtzeitig zu verteilen.

10. Fehlende HIPAA-zertifizierte Mitarbeiterschulung

Alle HIPAA-abgedeckten Unternehmen sind verpflichtet, ihren Mitarbeitern und Mitarbeitern HIPAA-zertifizierte Schulungen anzubieten. Alle relevanten Mitarbeiter (einschließlich Geschäftspartner, Krankenschwestern, Büroangestellte, Rezeptionisten, freiwillige Helfer im Krankenhaus, Praktikanten und Ärzte), die mit wichtigen PHI umgehen, müssen eine HIPAA-Zertifizierung erwerben, um nachzuweisen, dass eine angemessene Schulung durchgeführt wurde. Grundlegende Cybersicherheitsschulungen reichen nach den HIPAA-Regeln nicht aus - die Datenschutz- und Sicherheitsregeln haben spezifische Regeln, die eingehalten werden müssen und sich von denen anderer Branchen oder Unternehmen unterscheiden können.

Schulungen und Schulungen müssen zu folgenden Zeiten durchgeführt werden:

Der Onboarding- und Neueinstellungsprozess
Wenn sich die Rollen und Verantwortlichkeiten ändern
Jährlich
Wenn neue HIPAA-Updates in Bezug auf die Sicherheit veröffentlicht werden
Änderung der Sicherheitsrichtlinien für Krankenhäuser

HIPAA ist ein durchgesetztes Gesetz, und die Unkenntnis der HIPAA-Richtlinien ist keine Entschuldigung für Verstöße. Die Schulung sollte jedoch gründlich und umfassend sein und nicht nur eine Möglichkeit sein, Strafen und Bußgelder zu vermeiden. Schulungen sollten ein proaktiver Schritt sein, um Gesundheitsorganisationen dabei zu helfen, die Wahrscheinlichkeit einer Datenschutzverletzung zu verhindern und zu minimieren.